Hoá đơn điện tử là gì? Giải đáp thắc mắc A-Z cập nhật 2020

Trong thời đại công nghệ 4.0 việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Với những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mạng lại như tiết kiệm thời gian, chi phí, hỗ trợ thủ tục hành chính Thuế thì hóa đơn điện tử còn tạo ra quy trình thanh toán hiện đại cho khách hàng, góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp.

1. Hóa đơn điện tử là gì? Có mấy loại hoá đơn điện tử

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử  như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Hóa đơn điện tử bao gồm :

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:

1. Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
2. Phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
3.  Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
4. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
6. Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

3. Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…

4. Cách tra cứu hoà đơn điện tử GTGT hợp pháp?

DN khó khăn phân biệt HĐĐT hợp pháp hay không hợp pháp, hóa đơn thật giả. Bài viết hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên trang Tổng Cục Thuế.

Khi nhận 1 Hóa đơn điện tử, Kế toán Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng xem hóa đơn đó có sai sót hay không. Sau đó, tra cứu tính hợp pháp trên trang Tổng Cục Thuế.

4.1. Loại Hóa đơn điện tử

Theo Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 1/11/2018, nói rõ về các loại Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Theo Điều 9 Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng nêu rõ: Hóa đơn điện tử hợp pháp, hóa đơn điện tử không hợp pháp như sau:

1. Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
   1. Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4, các Điều 6, 7, 8 Nghị định này;
   2. Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
2. Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều này hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định này.

Dù là Hóa đơn điện tử hay Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự in, đặt in,… kế toán Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu xem hóa đơn đó hợp pháp hay không? Thật hay giả theo hướng dẫn bên dưới.

4.2. Tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng Cục Thuế

Tra cứu hoá đơn điện tử GTGT trên trang của “ TỔNG CỤC THUẾ ” được sử dụng trong các trường hợp sau.

• Trường hợp 1: Kiểm tra, tra cứu hoá đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thực hiện tra cứu sau 2 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn điện tử.
• Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn kế toán Doanh nghiệp cần xác nhận tính hợp pháp của hoá đơn.

Thông tin trên website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai (NNT và cơ quan Thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Cụ thể, Cách tra cứu Hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng Cục Thuế gồm 3 bước sau:

4.2.1. Truy cập Website Tra cứu Hóa đơn

Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Chọn : Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn

Website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn giúp NNT và các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hoá đơn, biên lai bao gồm:

• Đơn vị phát hành hoá đơn, biên lai;
• Thời gian phát hành, thời gian hoá đơn, biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn

Biên lai không còn giá trị sử dụng (là các hoá đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hoá đơn, biên lai đã báo mất, huỷ, xoá bỏ, hoá đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế).

4.2.2. Nhập đầy đủ các trường thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”

• Kế toán chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn (Nếu chọn mục Tra cứu nhiều hóa đơn cần chuẩn bị 1 file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu)
• Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu

Ghi chú:

• Số Hóa đơn ở đây là tổng số hóa đơn phát hành chứ không phải số hóa đơn điện tại.
• Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, Hóa đơn Invoice.

>> Click vào trường “Hóa đơn bưu chính viễn thông”.

4.2.3. Kiểm tra kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử

Tra cứu Hóa đơn hiện kết quả như sau:

Với Kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử như trên, tức là có đầy đủ các thông tin về:

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
• Thông tin hóa đơn

>>> Hóa đơn điện tử hợp pháp hay Hóa đơn thật

Nếu trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về:

 

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc Thông tin hóa đơn thì Hóa đơn điện tử bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó Doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Ví dụ như mẫu hóa đơn điện tử dưới đây:

Cách xử lý Hóa đơn điện tử Không hợp pháp như trên:

• Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được cơ quan Thuế chấp nhận.
• Hoặc có thể do bạn đang mở qua trình duyệt google chrome, cococ,.. Hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

Ghi chú trường hợp tra cứu Hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của Chi Cục Thuế thì sẽ chỉ hiện thông tin của Doanh nghiệp mua Hóa đơn mà không có Thông tin Hóa đơn.

• Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là đúng, hợp pháp
• Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

5. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Có thể thấy lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại là điều dễ nhận thấy thế nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đắn đo, trì hoãn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử vì doanh nghiệp muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy đang còn tồn động; doanh nghiệp chưa nắm được đầy đủ thông tin, quy định về lộ trình chuyển đổi của Chính phủ… Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. Thay vì ngồi 1 chỗ đợi bắt buộc doanh nghiệp cần khẩn trương chuyển ngay sang sử dụng hóa đơn điện tử để không bị tụt hậu. 

Như vậy với những thông tin trên bạn hoàn toàn giải đáp được thắc mắc hóa đơn điện tử là gì? Nếu doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết và tận tình nhất.

6. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung gì?

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
5. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
6. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

7. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định
• Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
• Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
• Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
• Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
• Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
• Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

8.  Tổng hợp những nhà cung cấp hoá đơn điện tử

STT	Tên nhà cung cấp	STT	Tên nhà cung cấp
1	S – Invoice (Viettel)	6	PTP-Invoice
2	Easy-invoice	7	M-Invoice
3	BKAV	8	EFY Việt Nam
4	VNPT	9	MISA
5	EVAT	10	VN-Invoice

Với đặc điểm chung của các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ngoài việc đáp ứng các điều kiện lựa chọn nhà cung cấp cấp hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/ND-CP quy định. Để đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Các nhà cung cấp còn đạt được những đặc điểm quan trọng.

• Kiến trúc sử dụng: Đa tầng (user client, database và server)
• Đáp ứng số lượng người dùng, nhiều user cùng một lúc (có nhiều tài khoản user)
• Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng
• Cơ sở vật chất hệ thống thiết bị có thể sử dụng trên bất kỳ máy tính nào (sử dụng trên mọi trình duyệt internet)
• Chia sẻ thông tin nhanh chóng tiện lợi, có thể xem lại dữ liệu cũ ở bất cứ đâu
• Không gian lưu trữ trên server, không lo mất dữ liệu, không lo bị đầy bộ nhớ
• Nâng cấp phiên bản nhanh chóng tối ưu
• Cấu trúc bảo mật phức tạp, an toàn tuyệt đối.

8.1. Hoá đơn điện tử Viettel

Là đơn vị đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trên, S-Invoice – đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thuộc Tập Đoàn Viễn Thông Quân Đội – Viettel. Tập đoàn đi đầu trong lĩnh vực viễn thông với cơ sở hạ tầng tiên tiến, luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập, xác thực và xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm S-Invoice giúp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế dễ dàng hơn cho các nghiệp vụ kế toán.  

8.2. Hoá đơn điện tử Easy-invoice

Công ty Công nghệ Softdreams đã có gần 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu, phát triển và cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin phục vụ cho doanh nghiệp (hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, thiết kế – quản trị website, kê khai BHXH điện tử, email doanh nghiệp…)

Softdreams là đối tác của hơn 30.000 tổ chức, cá nhân triển khai giải áp dụng đơn điện tử và phần mềm kế toán. Đồng thời, hợp tác thành công nhiều giải pháp và các dự án công nghệ thông tin lớn, gần đây nhất là Cổng thông tin tín dụng quốc gia Việt Nam (https://cic.gov.vn/).

Sản phẩm hóa đơn điện tử EasyInvoice của Softdreams đảm bảo tuyệt đối về tính an toàn và bảo mật của hệ thống:

• Softdreams sử dụng nền tảng công nghệ thông tin cao, với hạ tầng cơ sở dữ liệu lớn đáp ứng và đảm bảo tuyệt đối tính sẵn sàng, liên tục cho số lượng khách hàng lớn.
• Áp dụng công nghệ điện toán đám mây trong việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn cho khách hàng, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật, sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Đồng thời, dữ liệu được đặt ở các máy chủ  ở nhiều vị trí khác nhau có khả năng chế tối đa rủi ro về đánh cắp, mất dữ liệu.
• Khả năng lưu trữ hóa đơn đến 10 năm an toàn tuyệt đối với nền tảng trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Theo đó, Softdreams là nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Điều 23 của Thông tư 68/2019/TT-BTC. Softdreams cam kết đem đến niềm tin và hài lòng tuyệt đối cho mọi khách hàng của mình.

8.3. Hoá đơn điện tử VNPT

Dịch vụ Hóa đơn điện tử của VNPT chính thức ra mắt từ tháng 10/2013. Ngay sau đó, dịch vụ đã vinh dự được nhận giải Ba, hạng mục sản phẩm CNTT triển vọng trong cuộc thi Nhân tài đất Việt năm 2013 và sau đó là nhận được Giải Sao khuê năm 2014 cho Nhóm sản phẩm và giải pháp phần mềm mới.

Cho tới nay, VNPT đã triển khai hóa đơn điện tử tại hầu hết các đơn vị con của mình, không chỉ đem lại những lợi ích trong việc quản lý của đơn vị mà còn giúp khách hàng đơn giản, thuận tiện hơn trong việc theo dõi, quản lý và thanh toán hóa đơn dịch vụ.

8.4. Hoá đơn điện tử BKAV

Bkav eHoadon là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Tập đoàn công nghệ Bkav. Phần mềm Bkav eHoadon có nhiều gói cước sử dụng khác nhau để phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng khách hàng muốn hóa đơn điện tử, đáp ứng đa dạng các loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Ngoài ra phần mềm hóa đơn điện tử này cũng có khả năng tích hợp với đa dạng các phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý doanh nghiệp,… và doanh nghiệp phải trả phí nếu muốn tích hợp.

8.5. Hoá đơn điện tử Misa

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Misa. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm meInvoice sẽ mang lại nhiều lợi ích không thể phủ nhận cho doanh nghiệp như giảm các chi phí: in ấn, lưu trữ, vận chuyển,…

meInvoice cũng là phần mềm hóa đơn điện tử TOP đầu vinh dự được Cục Thuế: Hà Nội, HCM, Bắc Ninh, Quảng Ninh,… thẩm định, lựa chọn phối hợp. Phần mềm cho phép phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị, kết nối miễn phí với phần mềm kế toán phổ biến, không giới hạn người sử dụng, ,…

8.6. Hoá đơn điện tử IHoaDon

Phần mềm hóa đơn điện tử iHOADON được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam. Với iHOADON, người dùng có thể hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu bán hàng, quản trị tình hình kinh doanh, báo cáo hóa đơn, khách hàng, doanh thu… một cách chính xác.

Khi sử dụng phần mềm iHOADON, người dùng có thể rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hóa đơn diễn ra chỉ trong tích tắc thông qua các thiết bị điện tử. Nhờ đó tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả kinh doanh, sản xuất cho các doanh nghiệp.

7. Thủ tục để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử, Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

Doanh nghiệp thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA SME.NET hoặc phần mềm AMIS.VN – Kế toán
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho Cơ quan Thuế. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

8. Bốn tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp hóa đơn điện tử

8.1. Uy tín của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào nhiều thông tin để đánh giá mức độ tin cậy của nhà cung ứng hóa đơn điện tử như: quá trình hình thành và phát triển, hệ thống danh mục khách hàng, giá trị thương hiệu, phản hồi của khách hàng… Đặc biệt, trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, nhà cung ứng không chỉ cần nắm chắc nghiệp vụ hóa đơn, nghiệp vụ kế toán mà còn phải hiểu các yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề khách hàng kinh doanh và đủ năng lực công nghệ để giải quyết các yêu cầu đặc thù đó. Có như vậy giải pháp hóa đơn điện tử khi triển khai mới đem lại kết quả tối ưu cho doanh nghiệp. 

8.2. Chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử 

Phần mềm hóa đơn điện tử trước hết cần phải hợp pháp cũng như đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế hay các quy định hiện hành về hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng.

Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng thường xuyên, hàng ngày hàng giờ. Thông tin hóa đơn cũng là một trong những dữ liệu cần được bảo mật của doanh nghiệp. Bởi vậy, phần mềm hóa đơn điện tử cần phải hoạt động ổn định và có độ bảo mật cao. 

Doanh nghiệp, tổ chức cũng nên cân nhắc đến các tính năng cụ thể của phần mềm liệu đã đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp chưa hay cần mở rộng thêm tính năng để trao đổi với nhà cung ứng và từ đó đưa ra quyết định lựa chọn chính xác.

8.3. Kinh nghiệm thực tế triển khai cho khách hàng

Những kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình hỗ trợ các khách hàng trước đây sẽ giúp tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nâng cao khả năng, từ đó tiết kiệm được thời gian và chi phí triển khai khi tiến hành dự án hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của bạn. 

Bởi vậy, cũng không sai khi nói lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử nhiều kinh nghiệm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. 

8.4. Chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng 

Với phần mềm dùng liên tục như hóa đơn điện tử, các vấn đề phát sinh có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Những vấn đề đó nếu không được giải quyết kịp thời có thể gây ra sự đình trệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Để tránh bị rơi vào tình trạng đó, doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị có khả năng hỗ trợ ngoài giờ hay thậm chí là 24/7 để đảm bảo có người lắng nghe và giải quyết những 

Lời khuyên dành cho các công ty, tổ chức kinh doanh đang tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử là khả năng hỗ trợ bạn ngoài giờ hay tốt hơn nữa là hỗ trợ 24/7 sẽ vô cùng cần thiết để chắc chắn vấn đề của bạn có người lắng nghe và giải quyết khi cần. 

Các doanh nghiệp có thể xây dựng những bộ tiêu chí riêng để lựa chọn nhà cung ứng, tuy nhiên những thông tin trên hy vọng cũng đã giúp ích phần nào cho các đơn vị để lựa chọn được tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thật sự phì hợp. 

9. Năm bước triển khai hóa đơn điện tử thành công

Với 5 bước triển khai sau đây, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chính thức lãng quên hóa đơn giấy và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử – một giải pháp tối ưu trong thời đại công nghệ số, kinh tế số hiện nay.

9.1. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đảm bảo chất lượng, đạt yêu cầu của Tổng cục Thuế, đòi hỏi doanh nghiệp phải lựa chọn sử dụng phần mềm từ các nhà cung cấp uy tín hàng đầu. Đó là các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm trong việc triển khai công nghệ, ứng dụng hay phần mềm và có liên quan đến hành chính công, dịch vụ công.

Tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín là kinh nghiệm triển khai sản phẩm hóa đơn điện tử cho nhiều thương hiệu lớn. Điều này đánh giá được mức độ uy tín, khả năng phù hợp của phần mềm đối với nhiều loại hình doanh nghiệp. Các nhà cung đã có kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp còn phần nào thể hiện được chất lượng sản phẩm và đạt yêu cầu từ Tổng cục Thuế đề ra. Đặc biệt, chính sách chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp đó phải thường trực, để khi cần doanh nghiệp có thể liên hệ để được hỗ trợ trong quá trình triển khai hay đã chính thức sử dụng.

9.2. Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm uy tín, doanh nghiệp cần xem lại nhu cầu sử dụng hóa đơn tại của mình. Cụ thể: Doanh nghiệp cần xuất bao nhiêu hóa đơn mỗi tháng? Cần triển khai bao nhiêu điểm xuất hóa đơn? Các phần mềm, hệ thống nào mà doanh nghiệp muốn truyền dẫn dữ liệu? Đặc biệt là cần xem lại quy mô phát triển trong thời gian ngắn và khả năng đầu tư cho phần mềm hóa đơn điện tử để lựa chọn gói phù hợp.

Từ những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể đưa ra được đánh giá và yêu cầu cho nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Thực tế, khi đưa ra được yêu cầu đặc thù, nhà cung cấp nào có khả năng đáp ứng yêu cầu sẽ minh chứng cho chất lượng và uy tín của đơn vị đó.

9.3. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Nắm bắt được yêu cầu đặc thù và hoàn thành xong quá trình cài đặt, kết nối truyền dẫn dữ liệu, tiếp đến doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký quyết định áp dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế. Hiện nay, ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đã tích hợp sẵn mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành. Doanh nghiệp chỉ cần nhập thông tin doanh nghiệp và gửi cho cơ quan Thuế quản lý để đăng ký sử dụng.

Nếu đạt yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo phản hồi cho doanh nghiệp. Kế tiếp doanh nghiệp đã có thể lựa chọn mẫu hóa đơn và sử dụng.

9.4. Tạo mẫu hóa đơn

Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về nội dung trên hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt. Từ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo lập mẫu hóa đơn theo mẫu có sẵn hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn mà nhà cung cấp thiết kế.

Nếu doanh nghiệp nào dùng hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn sẽ được hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn điện tử riêng biệt mà vẫn đạt yêu cầu. Đặc biệt, các hình ảnh doanh nghiệp hay logo của công ty có thể đẩy lên bản thiết kế để tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp.

9.5. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị: Chữ ký số (Token), thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML), hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn bản Scan sau đó đính kèm vào một file Word.

Sau 2 ngày kể từ khi nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo được phát hành hay chưa. Nếu thiếu hoặc sai thông tin thì doanh nghiệp bổ sung và gửi lại. Trường hợp được đủ điều kiện phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Trung bình, cứ 1000 hóa đơn điện tử doanh nghiệp lại tiết kiệm thêm 64% chi phí,  82% thời gian xử lý hóa đơn và đặc biệt giảm 0,8kg rác thải ra môi trường.

Như vậy, với 5 bước đơn giản trên, doanh nghiệp đã có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là các bước thực hiện đúng theo yêu cầu tại Nghị định 119 của Chính Phủ. Không còn nhiều thời gian trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020, doanh nghiệp sớm có lộ trình triển khai phù hợp sẽ có thêm nhiều thời gian để triển khai kịp thời và làm quen với hóa đơn điện tử.

10. Thắc mắc thường gặp liên quan đến hoá đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Đối với Hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

2. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

3. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

• Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

4. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

• Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
• Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
• Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

5. Người mua kê khai Thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử?

• Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
• Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

6. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai Thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

• Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…
• Hóa đơn điện tử đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

7. Hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.
• Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
• Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

8. Với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường cần chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?

Người bán hàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Trên hóa đơn phải có dòng chữ ghi rõ: HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán