Checklist giải pháp cho doanh nghiệp ứng biến với đại dịch COVID-19

Cho đến ngày 06/03/2020, tưởng chừng tại Việt Nam đại dịch đã được kiểm soát chặt chẽ, thì bỗng bùng phát dịch trở lại.

Đại dịch không chỉ ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, sinh mạng con người mà còn kéo theo hàng loạt hoạt động kinh tế ngưng trệ, khiến nhiều doanh nghiệp lao đao.

Chúng ta không thể đoán trước được tương lai sẽ có những diễn biến phức tạp thế nào xảy ra, vì vậy, hãy lên kế hoạch sẵn sàng cho mọi tình huống. 

Vậy các doanh nghiệp cần làm gì để ứng biến với mọi tình huống của đại dịch?

Cùng Hoc11.vn tìm hiểu Checklist giải pháp cho doanh nghiệp ứng biến với mọi tình huống của đại dịch COVID-19 dưới bài viết sau đây.

Nguồn: Bộ Y Tế

1. Phòng chống việc lây nhiễm, bảo đảm an toàn nơi công sở

Ngay sau khi dịch bùng phát, Bộ Y Tế đã phổ biến kiến thức về dịch bệnh và đưa ra khuyến cáo phòng chống virus COVID-19.

Doanh nghiệp cần nghiêm túc tuân theo các quy định đó. Để xảy ra vấn đề lây nhiễm trong doanh nghiệp sẽ có nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty. 

Một số giải pháp cho doanh nghiệp phòng chống lây nhiễm, bảo đảm an toàn nơi công sở:

1.1. Thực hiện vệ sinh, khử trùng nơi làm việc

Nếu doanh nghiệp lựa chọn phương thức tiếp tục làm việc offline, hãy đảm bảo văn phòng được thực hiện vệ sinh, khử trùng đầy đủ, sạch sẽ để hạn chế tối đa việc xảy ra lây lan dịch bệnh. 

Hãy để văn phòng được thông thoáng và nhiệt độ trong phòng làm việc nên giữ trên 25 độ C.

1.2. Đảm bảo an toàn cho nhân viên

Hãy hạn chế sử dụng các thiết bị thường xuyên dùng chung như máy chấm công. Có nước rửa tay và cồn diệt khuẩn tại nơi đông người như nhà vệ sinh, thang máy.

Ngoài ra, nên phân phát dụng cụ vệ sinh như: khẩu trang, nước rửa tay, khăn lau tay cho nhân viên để đảm bảo an toàn.

Nguồn: Bộ Y Tế

1.3. Củng cố, nâng cao truyền thông tại nơi làm việc

Hãy hướng dẫn nhân viên tích cực tuân thủ các hướng dẫn của Bộ y tế về phòng dịch bằng cách tăng tiếp cận thuận tiện cho nhân viên tới khu vực rửa tay, thay thế máy sấy tay bằng khăn giấy, gia tăng các giải pháp tiệt trùng bề mặt…. 

Ngoài ra, nên nâng cao truyền thông tại nơi làm việc bằng các poster tuyên truyền những biện pháp này để khẳng định sự quan tâm ở mức ưu tiên số một của doanh nghiệp chính là sức khoẻ người lao động.

Hãy thể hiện hình ảnh doanh nghiệp tích cực và thận trọng và có trách nhiệm.

Truyền thông nội bộ các quy tắc: Tự giác phòng chống lây nhiễm virus, sử dụng khẩu trang, dụng cụ vệ sinh đúng cách.

Duy trì khoảng cách 2 mét với người đối diện, hắt hơi phải dùng khăn giấy hoặc dùng khuỷu tay che, tránh hắt hơi vào người bên cạnh.

1.4. Sắp xếp, thay đổi lịch hẹn và lịch trình công tác

Doanh nghiệp chủ động hạn chế tiếp khách hàng đến từ vùng dịch, thay đổi lịch trình công tác đến những vùng đang có dịch hoặc đang có diễn biến dịch phức tạp.

Nếu có nhân viên trở về hoặc có người thân trở về từ vùng có dịch sẽ yêu cầu chủ động cách ly tối thiểu 14 ngày.

Giảm thiểu những cuộc họp không cần thiết trên 30 người, thay đổi phương thức họp, phương thức trao đổi. 

Dừng, hoãn các cuộc họp, tập huấn không cần thiết, không quan trọng. Chuyển các cuộc họp sang họp online thông qua điện thoại, internet.

Khuyến cáo nhân viên không tham gia các lễ hội hoặc hạn chế tới nơi đông người.

1.5. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Một bí quyết trong việc vận hành doanh nghiệp được áp dụng rất nhiều và rất thành công trong những năm gần đây chính là nâng cao việc trải nghiệm nhân viên. Bí quyết này cũng nên được áp dụng triệt để vào mùa dịch. 

Nếu doanh nghiệp có điều kiện cung cấp snack giữa buổi thì khéo léo lựa chọn những đồ uống bổ dưỡng nâng cao sức đề kháng mà thực ra lại “ngon bổ rẻ” như nước ép cam, bưởi, ổi, trà chanh sả…

Nếu có ngân sách thì có thể tặng nhân viên một bộ kits đồ phòng dịch cá nhân (khẩu trang, nước rửa tay,…) hoặc set đồ ăn trưa và bình trà để giảm thiểu tương tác không cần thiết.

Thực hiện vệ sinh thường xuyên các khu vực chung tại doanh nghiệp như nút bấm thang máy, tay nắm cửa,…

2. Cập nhật thông tin và tập huấn xử lý tình huống cách ly

2.1. Cập nhật và phổ biến thông tin

Doanh nghiệp có thể mời cán bộ y tế công cộng, phòng dịch đến đơn vị để chia sẻ cho nhân viên những điều cần lưu ý để giáo dục nhận thức cho nhân viên về COVID-19.

Ngoài ra, nên cập nhật thông tin cần thiết và mua dịch vụ cấp cứu hoặc tư vấn phòng dịch để nhân viên có thể chủ động liên hệ để được giải đáp thắc mắc hoặc trợ giúp khi cần 24/7. 

2.2. Chuẩn bị để xử lý tình huống khi có người nhiễm bệnh

Bộ phận nhân sự, công đoàn hoặc bộ phận được chỉ định cần được tập huấn chuyên môn về những tình huống và cách xử lý khi có người nghi nhiễm trong/đến văn phòng, dù là khách hàng hay nhân viên.

Hãy đảm bảo có số hotline của trung tâm phòng dịch gần nhất cũng như số hotline của người có trách nhiệm/cần được thông báo nếu có người nghi nhiễm hoặc có triệu chứng để có thể xử lý mọi tình huống nhanh chóng.

Bộ phận nhân sự tại mỗi doanh nghiệp cần kịp thời lưu ý những người có biểu hiện cảm cúm, ốm sốt – dấu hiệu của bệnh dịch. Để tránh dịch bệnh lây lan, cần chắc chắn theo dõi kịp thời hàng ngày để yêu cầu đến cơ sở y tế khám chữa bệnh, cách ly ở nhà cho đến khi mạnh khỏe trở lại.

Nếu có nhân viên ốm đột xuất tại công ty, đại diện doanh nghiệp nên trình báo đến đường dây nóng, cơ quan chính phủ, Bộ Y tế để được tư vấn giải pháp xử lý kịp thời.

Ngoài ra, hãy chuẩn bị những quy trình ứng phó tại chỗ để sơ tán nhân viên và khử trùng các khu vực bị nhiễm trong trường hợp có ca nhiễm được xác nhận.

Bắt buộc tự cách ly đối với nhân viên đã từng đến các quốc gia có nguy cơ cao, đã tiếp xúc với bất kỳ ai từ các quốc gia đó hoặc đang có các triệu chứng nhiễm bệnh.

Xây dựng các quy trình theo dõi liên lạc để xác định những người đã tiếp xúc với nhân viên đã bị hoặc nghi ngờ nhiễm bệnh.

2.3. Chủ động bổ sung chính sách nhân sự

Doanh nghiệp có thể nâng cao chế độ phúc lợi cho nhân viên mùa dịch như trợ cấp cho nhân viên bị cách ly, chủ động bổ sung ngày nghỉ để nhân viên có những triệu chứng khuyến cáo nghỉ việc hoặc làm việc tại nhà mà không phải cắt phép nghỉ ốm.

Hãy coi đây là chi phí quản trị nhân tài. Sau dịch bệnh, câu chuyện về “sự tử tế” này sẽ được bù đắp thích đáng bằng những gì nhân viên cống hiến.

3. Duy trì công việc quan trọng với phương thức làm việc linh hoạt

Một trong những băn khoăn cho doanh nghiệp khi phải ứng biến với đại dịch COVID-19 diễn biến phức tạp là làm thế nào để doanh nghiệp duy trì hoạt động và vận hành. Một số công việc quan trọng cần thực hiện là:

3.1. Chuẩn bị nền tảng, chính sách sẵn sàng Remote working 

Remote working – làm việc tại nhà gần đây được ủng hộ nhiệt tình, tuy nhiên để đảm bảo nhân viên hoạt động đúng hiệu suất thì không phải là chuyện dễ dàng. Vì vậy, hãy chuẩn bị chính sách và công cụ để doanh nghiệp sẵn sàng Remote working bất cứ lúc nào nếu xảy ra tình huống bùng dịch.

Chủ doanh nghiệp phải đảm bảo cả về hệ thống quy trình tác vụ, nền tảng công nghệ và cả văn hoá cộng tác để đảm bảo hình thức làm việc này được diễn ra hiệu quả nhất. Hãy áp dụng chuyển đổi số để quy trình quản lý bộ máy làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn.

Cho phép nhân viên làm việc tại nhà thông qua các phần mềm phối hợp làm việc như Trello, Monday, Perdoo và hỗ trợ trang bị các thiết bị cần thiết (ví dụ: quyền truy cập VPN, laptop).

3.2. Tận dụng tối đa hệ thống chuyển đổi số

Sáu bước cần thực hiện để ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp hiệu quả:

Bước 1: Phân tích lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp để quyết định các nghiệp vụ sẽ đưa lên cloud.

Bước 2: Xây dựng quy trình, chuẩn hóa quy trình sao cho dễ dàng ứng dụng vào phần mềm nhất.

Bước 3: Tìm kiếm các ứng dụng có thể giải quyết các nghiệp vụ. Bài toán chọn ứng dụng sẽ áp dụng các nguyên tắc nêu ở phần 2.

Bước 4: Áp dụng các ứng dụng với nhóm thử nghiệm nhỏ, nhóm này phải gồm những thành viên có tiềm năng sử dụng hiệu quả công cụ và sẽ là minh chứng thuyết phục cả team lớn khi áp dụng thành công.

Bước 5: Tổ chức ứng dụng cho toàn team lớn, xây dựng các nguyên tắc, hướng dẫn chi tiết cụ thể cho vận hành, đào tạo sử dụng.

Bước 6: Một trong những mẹo nhỏ là xử lý tâm lý ngại thay đổi của nhân sự, hãy loại bỏ nhanh các công cụ cũ để hướng nhân sự dùng công cụ mới và không có lựa chọn lửng lơ.

Mỗi dự án về công nghệ nên có mục tiêu cụ thể, không nên đưa ra mục tiêu quá ôm đồm hay quá mơ hồ. Khó có một hệ thống nào đáp ứng toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp. Nên việc chọn lựa sẽ phải dựa vào các tiêu chí cụ thể. Tuy nhiên, một số tiêu chí cơ bản nên cân nhắc là:

• Giải quyết tốt các nghiệp vụ yêu cầu.
• Mang lại trải nghiệm tốt khi ứng dụng: đơn giản, dễ dàng, thuận tiện.
• Dễ mở rộng, nâng cấp, kết nối với nhau.
• Tích hợp dễ dàng với Gsuite.
• Tốn ít chi phí, miễn phí là lựa chọn hàng đầu.

Hiện tại có rất nhiều ứng dụng nhằm đáp ứng các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, mỗi ứng dụng lại có ưu điểm, nhược điểm riêng và khó có thể kỳ vọng vào một phần mềm hoàn hảo. Ngoài tham khảo ý kiến từ những người xung quanh, doanh nghiệp có thể tự nghiên cứu, đánh giá qua một số cách đơn giản. Phương pháp tìm kiếm ứng dụng hiệu quả, đơn giản nhất là:

• Tìm danh sách ứng dụng tốt nhất, ví dụ “top 10 crm for sme”,…
• Đọc kỹ các tính năng và so sánh, đối chiếu giữa các phần mềm.
• Xem video giới thiệu tổng quan để hiểu nhanh về phần mềm.
• Đọc những case study trên website xem có đơn vị nào giống mình áp dụng chưa.
• Đăng ký tài khoản demo trải nghiệm thử miễn phí phần mềm.

Một số phần mềm tham khảo để áp dụng chuyển đổi số

3.3. Tập trung xử lý công việc quan trọng 

Một số công việc mà chủ doanh nghiệp nên lưu ý xử lý nhanh gọn trong thời gian này:

• Đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty có thể đáp ứng số lượng lớn các máy tính truy cập từ xa
• Đảm bảo khả năng thay thế, xem xét việc chuyển giao quyền, sản xuất thay thế, công việc thay thế
• Rà soát lại kế hoạch kinh doanh và cập nhật tiêu chí KPI để có cái nhìn thực tế, từ đó đưa ra những hành đồng cần thực hiện.
• Lên kế hoạch và lập ngân sách cho các giao thức hỗ trợ phần cứng và phần mềm off-site.
• Sử dụng chi phí tiếp thị một cách thông minh và hiệu quả như giảm các chi phí chạy quảng cáo, tập trung các kênh SEO, tạo nội dung để xây dựng thương hiệu lâu dài.
• Xác nhận điều chỉnh với các bên liên quan về việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh.

4. Tinh chỉnh bộ máy tổ chức điều hành

4.1. Tối ưu nhân sự và quy trình làm việc

Doanh nghiệp cần xem xét, phân tích lại hệ thống quy trình điều hành cùng mô hình kinh doanh, cải tiến quyết liệt và áp dụng công nghệ vào tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh để giảm thiểu phụ thuộc vào nhân sự, lượng nhân sự sử dụng, hiệu suất làm việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

• Rà soát lại bộ máy tổ chức, sắp xếp lại nhân sự giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc.
• Đáp ứng mọi nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp và tích hợp với nhau thành hệ thống hợp nhất bao gồm: Nhân sự, kế toán, bán hàng, công việc, truyền thông, quản lý tài sản, tài liệu, văn thư,…
• Do hạn chế làm việc tiếp xúc trực tiếp, mọi hoạt động trong doanh nghiệp cần được quản lý online, rút ngắn được nhiều công đoạn dư thừa. 

Tận dụng thời gian này, doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình làm việc của từng phòng ban.

Tinh chỉnh những bất cập về bộ máy làm việc, quy trình làm việc không hiệu quả, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp trong thời gian dài trước đó.

Bắt đầu từ việc quản lý các quy trình làm việc, chi phí vận hành, kiểm soát chất lượng hoạt động cho tới thời gian vận chuyển hay dịch vụ chăm sóc.

Khi ấy, vai trò của các giám đốc vận hành trong thời điểm này sẽ trở nên đặc biệt hơn rất nhiều.

Họ cần phải hiểu rõ nhân tố nào ảnh hưởng tới hiệu quả của bộ máy để đưa ra giải pháp quản lý tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

4.2. Tối ưu nhiệm vụ quản lý

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong thời dịch, các cấp quản lý cũng cần lưu ý lựa chọn phương thức phù hợp và hiệu quả.

Dịch vụ online xây dựng theo công nghệ điện toán đám mây cho phép lãnh đạo quản lý toàn diện doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị ( PC, laptop, ipad, mobile…)

Bộ phận quản lý sử dụng những công cụ quản lý online, giúp tiết kiệm được thời gian, nắm bắt tình hình doanh nghiệp một cách dễ dàng cho dù ở bất kỳ thời gian, bất kỳ nơi nào.

5. Làm việc với đối tác

5.1. Tối ưu quy trình làm việc

Giải pháp cho doanh nghiệp trong khi làm việc với đối tác là nên chủ động liên lạc với các nhà cung cấp hoặc khách hàng để theo dõi và quản lý dự án.

Nhanh chóng xử lý kịp thời sự cố gián đoạn hoặc thách thức tiềm năng trong việc cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, thông báo cho đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng về kế hoạch hoạt động trong thời gian khủng hoảng dịch bệnh để giảm thiểu nỗi lo lắng và củng cố niềm tin của các bên liên quan.

5.2. Thay đổi phương thức gặp khách hàng

Hãy xây dựng kế hoạch, quy trình liên quan đến sàng lọc khách hàng ghé thăm cửa hàng/văn phòng công ty và những hành động tiếp theo.

Hướng dẫn nhân viên kiểm soát nhiễm trùng và vệ sinh cá nhân khi tiếp xúc và trao đổi với khách hàng.

Những doanh nghiệp bán lẻ hay bắt buộc phải gặp mặt khách hàng trực tiếp nên có quy trình đo thân nhiệt, cung cấp cho khách hàng nước rửa tay, khẩu trang,.. trước khi vào cửa hàng để đảm bảo an toàn.

Những doanh nghiệp khác nếu có thể hãy trao đổi, làm việc với khách hàng qua phương thức online để đảm bảo an toàn nhất có thể.

6. Thay đổi kênh kinh doanh phù hợp

Một số doanh nghiệp phụ thuộc 100% vào mặt bằng nên tìm hướng khác để có thể tiếp tục kinh doanh nếu bắt buộc phải đóng cửa vì dịch bùng phát.

Hãy nghĩ ngay cho mình những sản phẩm có thể kinh doanh bổ sung có liên quan tới việc kinh doanh chính của bạn. Việc này giúp giảm thiểu sự thua lỗ do đại dịch gây ra, thu lại một phần lợi nhuận. Hoặc đưa sản phẩm của mình lên kênh kinh doanh mới phù hợp hơn.

Tuy nhiên, để kinh doanh thành công trên kênh online, bạn cần đảm bảo nhận diện thương hiệu đồng bộ, nhất quán trên hai kênh offline và online. Để làm được điều đó, hãy đảm bảo đầu tư đúng đắn cho nhận diện thương hiệu số.

Theo khuyến cáo của Bộ Y Tế về việc hạn chế tiếp xúc, tụ tập nơi đông người để tránh khả năng lây nhiễm virus. Từ đó, người tiêu dùng hình thành tâm lý ưu tiên giao tiếp, hành vi mua sắm, trao đổi qua mạng internet nhiều hơn. 

Thời điểm vàng để bạn phát triển dịch vụ, sản phẩm kinh doanh của mình ở thị trường mạng Internet đã tới. Internet chính là thị trường “màu mỡ” mà doanh nghiệp nên tận dụng để khám phá và khai thác triệt để.

Việc cần làm của bạn ngay bây giờ hãy xây dựng và thiết kế website chuyên nghiệp vì đây là kênh bán hàng chính và hiệu quả nhất, nên thiết kế một website bài bản là việc nên làm, vừa phục vụ cho bối cảnh hiện tại, vừa là nền tảng cho công việc kinh doanh trong tương lai.

Ngoài ra, thiết kế E-profile cũng là một giải pháp thông minh để quảng bá thương hiệu, giúp khách hàng tin tưởng hơn về chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng hiệu quả. Đây cũng là giải pháp để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác để có thể hợp tác thuận lợi trong thời đểm này.

Nếu bạn đang cần tìm đơn vị cung cấp giải pháp thiết kế nhận diện thương hiệu số như Website, E-profile,…  có thể tham khảo dịch vụ của Hoc11.vn. Với kinh nghiệm 12+ năm trong ngành đã thực hiện 8000+ dự án với 5000+ khách hàng hài lòng, chắc chắn Hoc11.vn sẽ trở thành người đồng hành đắc lực giúp doanh nghiệp vững vàng qua mùa dịch. 

Tạm kết

Trên đây là những giải pháp cho doanh nghiệp ứng biến với đại dịch COVID-19. Hy vọng thông tin trên phần nào hữu ích với chủ doanh nghiệp trong thời gian này. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc hay băn khoăn gì, hãy chia sẻ với Hoc11.vn. Hoc11.vn sẵn lòng được giúp đỡ bạn, vì sứ mệnh của chúng tôi là “Nâng tầm thương hiệu Việt”. 

Nguồn tham khảo: Hoc11.vn

Xem thêm các bài viết liên quan: