Citation Management: Giải pháp quản lý trích dẫn hiệu quả

Citation Managenment là hoạt động quản lý trích dẫn, các tài liệu tham khảo dựa trên web về tên, địa chỉ và số điện thoại của doanh nghiệp địa phương của bạn. Nó có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng hiển thị và xếp hạng của công cụ tìm kiếm để đảm bảo rằng cả người tiêu dùng và công cụ tìm kiếm đều được thông báo chính xác về thông tin của doanh nghiệp bạn ở bất cứ nơi nào trên mạng.

Có ba tùy chọn chính bạn có thể chọn để quản lý dữ liệu vị trí hoạt động:

1. Manual citation management (Quản lý trích dẫn thủ công)

Đối với Manual citation management bạn sẽ là người tự xây dựng, chỉnh sửa và quản lý tất cả các trích dẫn. Để làm điều này, hãy tạo một cơ sở dữ liệu liệt kê tất cả các trích dẫn hiện có, độ chính xác và trạng thái của chúng.

• Bạn nên sửa những chỗ không chính xác và đảm bảo không có các danh sách trùng lặp.
• Bạn phải thường xuyên kiểm tra tất cả các trích dẫn để tìm ra các trích dẫn mới đã được tự động hóa, không chính xác và sửa lại.
• Bạn phải có khả năng kiểm toán và cập nhật tất cả các trích dẫn trong trường hợp di chuyển, sáp nhập, đổi thương hiệu hoặc thay đổi số điện thoại, giờ hoạt động hoặc các thành phần khác.

Cuối cùng, cần có một phương pháp cảnh báo bạn về những đánh giá mới cho mục đích quản lý.

Đối tượng có thể áp dụng Manual citation management

Manual citation management (quản lý trích dẫn thủ công) có thể phù hợp trong hai kịch bản, cụ thể:

• Để một bootstrap khởi động phải tốn nhiều thời gian hơn cả tiền bạc. Nếu là chủ sở hữu để bắt đầu bạn cần phải tự làm hết mọi thứ.
• Một công ty ở bất kỳ mọi cấp độ, sử dụng dịch vụ tự động để quản lý trích dẫn cốt lõi trên các nền tảng chính, nhưng muốn bổ sung điều này bằng cách xây dựng các trích dẫn bổ sung trên các nền tảng địa lý / ngành cụ thể (như trang web của Phòng thương mại hoặc trang web của Hội đồng y tế).

Ưu và nhược điểm của phương pháp Manual citation management

Ưu điểm:

• Kiểm soát trực tiếp các trích dẫn của công ty, không bị ràng buộc với bất kỳ bên thứ ba nào.
• Công ty có thể chọn xây dựng trích dẫn trên bất kỳ nền tảng nào nếu cảm thấy phù hợp.

Nhược điểm:

• Mất nhiều thời gian cho việc quản lý trích dẫn hoạt động thủ công.
• Có nhiều rủi ro hơn bởi thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu tổ chức. 
• Rất dễ mắc sai lầm dẫn đến việc tốn kém khi xây dựng các trích dẫn và không có tổ chức phù hợp,
• Dễ bị mất dấu vết của sự tồn tại và trạng thái của các trích dẫn, dẫn đến mất thêm thời gian và sự gia tăng các danh sách không chính xác / trùng lặp.

2. Semi-Automated Citation Management (Quản lý trích dẫn bán tự động)

Trong trường hợp này, bạn tham gia đẩy dữ liệu doanh nghiệp địa phương sang một số nền tảng và sau đó xây dựng thủ công các trích dẫn bổ sung trên các nền tảng vượt ra ngoài ranh giới của việc đẩy dữ liệu tự động.

Đối tượng sử dụng Semi-Automated Citation Management

Cách tiếp cận quản lý trích dẫn này có thể phù hợp với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, nếu giá cả phù hợp và chất lượng dịch vụ cao. Nhiều dịch vụ trong số này tính phí theo từng trích dẫn. Do đó điều quan trọng là phải nghiên cứu kỹ những gì bạn đăng ký trước khi mua.

Những ưu và nhược điểm của Semi-Automated Citation Management

Ưu điểm:

• Tùy thuộc vào giá cả, quản lý trích dẫn bán tự động có thể cung cấp nhiều nền tảng trích dẫn khác nhau để lựa chọn, bao gồm cả các nền tảng áp dụng cho các ngành và khu vực địa lý cụ thể.
• Thay vì bắt buộc phải xây dựng các trích dẫn bổ sung này bằng tay, công ty có thể trả tiền cho các dịch vụ khác thực hiện.

Nhược điểm:

Giá cả và chất lượng là những yếu tố đáng quan tâm. Một số dịch vụ bán tự động sẽ cung cấp dịch vụ của mình bằng cung cấp danh sách trên các thư mục và chất lượng thì phải đặt nghi vấn. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các công ty, để họ biết rằng đang đầu tư vào một thứ có giá trị thay vì phải tốn công sức mà cuối cùng không mang về được gì cho thứ hạng, danh tiếng hay doanh thu cho doanh nghiệp.

3. Automated Citation Management (Quản lý trích dẫn tự động)

Trong trường hợp này, bạn thường mua một dịch vụ, chỉ cần nhập dữ liệu doanh nghiệp của mình và sau đó dữ liệu sẽ tự động được đẩy sang nền tảng quản lý của bên thứ ba. Họ không chỉ thay bạn xây dựng, quản lý trích dẫn mà còn cảnh báo bạn về mọi thay đổi. Việc của chủ doanh nghiệp lúc này là chỉ ngồi theo dõi trạng thái trong bảng tính.

Moz Local hiện đang là một giải pháp cho kiểu quản lý tự động này.

Lưu ý rằng không phải tất cả các giải pháp tự động đều như nhau. Chính giá cả, mạng lưới các nền tảng đối tác, bảng điều khiển, khả năng, công cụ và tính năng của mỗi nơi làm cho chất lượng mỗi dịch vụ này trở nên khác nhau. Bạn cần phải nghiên cứu nghiêm túc trước khi đăng ký. 

Ví dụ: bạn sẽ muốn biết liệu một nền tảng bạn đang xem xét các danh sách trùng lặp bị đóng vĩnh viễn (như Moz Local không) hay chỉ đơn giản là loại bỏ chúng. Và bạn sẽ muốn tìm kiếm các nghiên cứu chỉ ra điều gì có thể xảy ra với các trích dẫn kinh doanh tại địa phương của bạn nếu hủy dịch vụ.

Đối tượng áp dụng Automated Citation Management

Mặc dù trích dẫn tự động phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi cấp độ nhưng Automated Citation Management đặc biệt hữu ích trong các tình huống sau:

• Các doanh nghiệp đa địa điểm, đa học viên và doanh nghiệp yêu cầu quản lý tự động một mạng lưới phức tạp gồm hàng ngàn trích dẫn.
• Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng trải qua những thay đổi dữ liệu quan trọng do sáp nhập, mua lại, đổi thương hiệu, di chuyển hoặc thay đổi số điện thoại, có nhu cầu kiểm tra tự động và cập nhật bộ trích dẫn.
• Bất kỳ doanh nghiệp nào phát hiện ra rằng nó bị ảnh hưởng tiêu cực bởi danh sách doanh nghiệp địa phương không chính xác hoặc trùng lặp và cần phải làm sạch các vấn đề này.
• Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn các khả năng bổ sung để cải thiện quản lý dữ liệu vị trí hoạt động. Chẳng hạn như cảnh báo tức thời đến dữ liệu xấu, cảnh báo đánh giá của người dùng, quản lý đánh giá, phân tích và báo cáo
• Các cơ quan được giao nhiệm vụ quản lý trích dẫn khách hàng.

Những ưu và nhược điểm của phương pháp

Ưu điểm:

Tự động hóa ồ ạt giảm thời gian quản lý trích dẫn. Moz Local đã phát hiện ra rằng doanh nghiệp trung bình có từ 3.500 – 10.000 danh sách doanh nghiệp địa phương trùng lặp. Nếu giải quyết vấn đề này một cách thủ công phải mất 44 tuần trong năm cho công việc này, để làm cho nhu cầu tự động hóa trở nên rõ ràng! Ngoài ra, các giải pháp chất lượng cao cung cấp bảng điều khiển hữu ích giúp kiểm soát, theo dõi và phân tích dữ liệu kinh doanh địa phương, mang lại cho các thương hiệu và đại lý một lợi thế cạnh tranh thực sự.

Nhược điểm:

• Giá rất khó kiểm soát và mỗi công ty phải xác định xem giá trị mang về có xứng đáng để đầu tư không.
• Chất lượng của từng nhà cung cấp dịch vụ cũng khác biệt. Nên bạn hãy đọc các bài viết và đánh giá của từng dịch vụ mà bạn đang xem xét và nắm các điểm mạnh và điểm yếu nó.
• Mỗi nền tảng sẽ có những hạn chế riêng.

Một doanh nghiệp cần bao nhiêu trích dẫn?

Không thể có câu trả lời chuẩn xác cho câu hỏi này. Mục tiêu của bạn là tích lũy đủ các trích dẫn chất lượng cao để vượt qua các đối thủ cạnh tranh, cả trong bảng xếp hạng tìm kiếm địa phương và khả năng hiển thị tổng thể của bạn trên web. Một tiệm bánh trong một thị trấn nhỏ ở Iowa có thể chỉ cần 20 trích dẫn vững chắc để dẫn đầu. Trong khi đó, một đại lý ô tô ở Los Angeles sẽ cần phải xây dựng và kiếm rất nhiều trích dẫn hơn thế để dẫn đầu.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp sẽ muốn tích lũy một tập hợp các trích dẫn chính xác mạnh mẽ nhưng thật lãng phí khi đi sâu vào vấn đề này, xây dựng các trích dẫn trên các thư mục chất lượng thấp không liên quan chỉ vì lợi ích của các con số.

Hãy nhớ rằng trong khi trích dẫn là một yếu tố xếp hạng tìm kiếm địa phương chính, chúng chỉ là một trong hàng trăm yếu tố được cho là ảnh hưởng đến thứ hạng. Số tiền tài trợ và thời gian bạn đầu tư vào quản lý trích dẫn nên được xác định bởi khả năng cạnh tranh của ngành. Thay vào đó, bạn nên phân bổ các nguồn lực thích hợp cho các lĩnh vực tiếp thị khác, chẳng hạn như phát triển nội dung, kiếm tiền liên kết và tham gia truyền thông xã hội.

Không bao giờ mua dịch vụ quản lý trích dẫn từ bất kỳ ai đảm bảo cải thiện thứ hạng công cụ tìm kiếm. Mặc dù các chuyên gia đồng ý rằng các trích dẫn ảnh hưởng đến thứ hạng, nhưng không ai có thể thực sự đảm bảo họ sẽ ảnh hưởng đến kết quả của công cụ tìm kiếm cụ thể như thế nào đối với ngành địa lý của bạn.

Tại sao cần quản lý trích dẫn liên tục?

Ngay cả khi bạn điều hành một doanh nghiệp có địa điểm trong một thị trấn nhỏ và không có kế hoạch di chuyển, thay đổi số điện thoại, giờ hoạt động hoặc dữ liệu khác, việc quản lý trích dẫn không phải là một nhiệm vụ dễ quên. Với những lý do sau đây:

• Đối thủ cạnh tranh và công chúng có thể chỉnh sửa một số danh sách doanh nghiệp địa phương, cho phép dữ liệu xấu được công bố về doanh nghiệp của bạn. Bạn cần có khả năng nắm bắt điều này nếu nó xảy ra.
• Dữ liệu không chính xác ở một nơi bất kỳ có thể ảnh hưởng sang người khác . Kiểm soát dữ liệu ngược dòng có thể ngăn chặn dòng chảy dữ liệu xấu.
• Hầu hết các nền tảng trích dẫn chính đều kết hợp đánh giá vào danh sách doanh nghiệp địa phương của bạn. Bạn cần được cảnh báo về các đánh giá đến để bạn có thể quản lý, phân tích và trả lời phản hồi công khai này.

Ngay cả những mô hình kinh doanh đơn giản nhất cũng phải nhận thức tầm quan trọng và chủ động quản lý trích dẫn. Trong các vấn đề phức tạp hơn (đa địa điểm, đa học viên, doanh nghiệp), rất cần quản lý dữ liệu vị trí hoạt động liên tục.

Nguồn tham khảo: https://moz.com/learn/seo/local-citation-management-options