CMS là gì? Cách sử dụng CMS hiệu quả

SEO, CRM, SERP, CDN đều là những từ viết tắt quan trọng trong sổ tay của các Digital Marketer. CMS cũng không ngoại lệ, thậm chí lại là một nhân tố cực kỳ quan trọng bởi có hơn 68 triệu website được tạo nên từ nó. Vậy CMS là gì? 

CMS chính là hệ thống quản lý nội dung (content management system). Nó có thể là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm để tạo nhanh một website với ít kiến thức kỹ thuật và tài nguyên.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào định nghĩa CMS là gì và cách thức hoạt động của nó. Sau đó chúng ta sẽ nhìn vào cách sử dụng CMS để xử lý cơ sở hạ tầng của trang web để bạn có thể tập trung tạo ra những nội dung hấp dẫn, thú vị tạo nên những chuyển đổi và leads hiệu quả.

TOS xin được tóm tắt lại bằng cách cho bạn thấy nền tảng CMS phổ biến nhất trên thị trường. Bắt đầu thôi nào!!

1. CMS là gì ?

CMS, viết đầy đủ cho hệ thống quản lý nội dung, là một ứng dụng người sử dụng xây dựng và quản lý website mà không cần can thiệp quá nhiều vào code, xóa tan những trăn trở về code của người dùng.

Với CMS, bạn có thể tạo dựng, quản lý, chỉnh sửa và xuất bản nội dung một cách dễ dàng và thân thiện với người dùng (user-friendly interface). Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh thiết kế và các chức năng của website bằng cách tải về hoặc mua template và extension, không cần code gì cả. 

Bạn đang thắc mắc tại sao một phần mềm như vậy có thể làm được những điều hay ho đến thế ư ?

Để trả lời cho câu hỏi này, hãy xem xét kỹ về cách CMS hoạt động nhé.

2. CMS hoạt động như thế nào ?

Để hiểu được cách thức hoạt động của CMS, đầu tiên bạn phải hiểu được nó giống như site được xây dựng từ đầu.

Bước 1: Bắt đầu với HTML để thêm text, hình ảnh, thanh điều hướng và xây dựng các block của một website.

Bước 2: Sau đó thêm CSS để tạo kiểu cho các element này để tạo dựng sự khác biệt và độc đáo cho brand của bạn.

Bước 3: Viết JavaScript để thêm vào một số chức năng nâng cao cho website của bạn, như slide-in CTA.

Bước 4: Sau đó upload HTML file lên máy chủ để chúng được nạp vào database.

Bất cứ khi nào bạn muốn thực hiện một thay đổi nhỏ  nào đó – chỉ đơn giản như là cập nhật nội dung, bạn phải tải xuống các tệp từ máy chủ,mở chúng ra và thay đổi mã HTML thủ công.

Sau đó bạn phải chắc chắn rằng không có đường link hay thứ khác bị trục trặc trước khi upload những file này về máy chủ. 

Nghe có vẻ phức tạp quá đúng không?

Đối với các developer và các advanced user có nhiều kinh nghiệm trong việc phát triển website, tạo dựng một trang web từ con số 0 là một điều khá quen thuộc. Nhưng đối với những  người không có nhiều kiến thức về code hay thời gian và tài nguyên, thì CMS là một phần mềm lý tưởng. Cùng TOS đào sâu về cách sử dụng CMS nào.

3. Cách sử dụng CMS ?

Một CMS được tạo nên nhờ vào hai thành phần cốt lõi:

• Ứng dụng quản lý nội dung (content management application – CMA)
• Ứng dụng phân phối nội dung (content delivery application – CDA)

Kết hợp chúng lại với nhau, hai ứng dụng này chủ yếu xử lý tất cả các code, truy vấn cơ sở dữ liệu (database queries) và cơ sở hạ tầng (infrastructure) ở back-end để bạn có thể tập trung vào front-end của trang web bạn.

Thay vì bắt đầu với một trang HTML trống rỗng, ví dụ, bạn sẽ mở trình soạn thảo nội dung và có thể in đậm, thêm liên kết và CTA và chèn hình ảnh và bảng bằng cách kéo và thả một số mô-đun hoặc nhấp vào một vài nút thay vì viết ra HTML, CSS và JavaScript.

Ví dụ, nền tảng WordPress cho phép bạn xuất bản blog một cách dễ dàng mà không cần can thiệp vào những đoạn code phức tạp

Để thực hiện các thay đổi khác trên trang web của bạn, như thay đổi cấu trúc permalink hoặc cài đặt extension, chỉ cần điều hướng đến phần thích hợp trong bảng admin. Đây là cách CMA đang hoạt động: Tất cả những thay đổi này được thực hiện theo giao diện trực quan ẩn mã khỏi bạn – end user.

Khi bạn thực hiện hoàn tất các thay đổi, CDA sẽ lấy nội dung bạn đã nhập vào CMA, lắp ráp code, hiển thị nó cho khách truy cập của bạn (front-end visitor) và lưu trữ nó.

Điều đó có nghĩa là khi bạn muốn xuất bản một bài đăng blog mới, ví dụ, bạn chỉ cần nhấn nút “Xuất bản” thay vì tải trang lên thủ công vào máy chủ của mình.

Bây giờ chúng ta đã hiểu rõ được CMS là gì, cách thức hoạt động và cách sử dụng CMS, bây giờ hãy cùng TOS khám phá thêm về lợi ích khi sử dụng CMS hơn các công cụ xây dựng website khác nhé!

4. Các lợi ích khi sử dụng CMS là gì?

4.1 Các tính năng vượt trội của CMS

Chúng ta đã nói sơ qua về lợi ích khi sử dụng CMS, bây giờ hãy đào sâu về cách thức cụ thể nó có thể ảnh hưởng đến quy trình thiết lập, năng suất của nhóm và khả năng hiển thị trực tuyến.

Không cần hiểu chuyên sâu về Code

Kết thúc chuỗi ngày phải dựa dẫm vào web developer và nhà thiết kế web để thiết lập sự hiện diện trực tuyến cho doanh nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tự tạo và quản lý nội dung, tùy chỉnh thiết kế trang web của bạn và cài đặt các phần mở rộng để thêm chức năng vào trang web của bạn – tất cả mọi thứ mà không cần mã hóa.

Đây là một tin mừng cho những ai không sành sỏi về code hay user gặp quá nhiều vấn đề khi tự tạo website, CMS sẽ hỗ trợ bạn trong việc thiết kế web. 

Do đó, người dùng có tài nguyên và kỹ thuật code hạn chế vẫn có thể xây dựng một trang web mạnh mẽ cho doanh nghiệp của họ.

Chức năng viết blog

Viết blog cung cấp một loạt các lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Thúc đẩy lưu lượng truy cập (traffic) vào trang web của bạn,
• Chuyển đổi lưu lượng truy cập thành khách hàng tiềm năng (leads)
• Thiết lập thẩm quyền (authority) trong một ngành cụ thể
• Tạo backlink và đạt được kết quả lâu dài khác.

Nhưng việc xây dựng một blog từ con số 0 rất là khó khăn, ngay cả đối với các developer có kinh nghiệm.

Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng CMS là hầu hết đều cung cấp chức năng viết blog tích hợp sẵn (hoặc tiện ích mở rộng), vì vậy, thật dễ dàng để bắt đầu tạo và xuất bản nội dung blog cũng như gặt hái được những lợi ích.

Tính năng SEO và các tiện ích mở rộng

Các nền tảng CMS cung cấp các tính năng tích hợp (built-in feature) cũng như các tiện ích bổ sung (add-on) để giúp bạn tối ưu hóa trang web của mình cho các công cụ tìm kiếm. Sử dụng các công cụ tích hợp hoặc bên thứ ba, bạn có thể:

• Tùy chỉnh Page Title và meta description
• Chọn cấu trúc SEO-friendly URL 
• Tạo dựng XML sitemaps
• Thêm image alt text
• Tạo dụng 301 Redirects
• Điều hướng Breadcrumb
• Tối ưu hóa tốc độ tải trang

Thực hiện các hoạt động trên sẽ giúp cải thiện cơ hội xếp hạng trên Google và các công cụ tìm kiếm lớn khác.

Tính năng bảo mật và các tiện ích mở rộng

Nền tảng CMS cũng cung cấp các feature và các extension để giúp bạn bảo mật trang web của mình. Một số thậm chí còn cung cấp một nhóm bảo mật chuyên dụng.

Ví dụ, CMS Hub cung cấp

• Nhóm bảo mật 24/7 chuyên dụng
• Tường lửa ứng dụng Web cấp doanh nghiệp,
• SSL
• CDN custom
• SSO membership

4.2 Giúp tối ưu năng suất cho người dùng

Quyền hạn và vai trò của người sử dụng

CMS cho phép bạn cộng tác theo cách hiệu quả và an toàn nhất có thể nhờ vai trò và quyền người dùng tích hợp ( có thể tùy chỉnh). Điều đó có nghĩa là Content Writer; có thể có tất cả các quyền mà họ cần để viết, như xuất bản và quản lý nội dung – nhưng sẽ không thể xóa các plugin hoặc thay đổi đáng kể chức năng của trang web.

Đây là User Role Editor trong WordPress

Template thiết kế sẵn

Hầu hết các nền tảng CMS đi kèm với một mẫu template thiết kế được giao trước, bạn có thể sử dụng nó để nhanh chóng tùy chỉnh giao diện trang web của mình, nó cũng góp phần ảnh hưởng nhiều đến hành vi của trang web của bạn. 

Chọn một mẫu template có sẵn sẽ đảm bảo trang web của bạn hiển thị tốt trên bất kỳ thiết bị nào, mà không yêu cầu bạn viết các đoạn code phức tạp. Không chỉ tiết kiệm thời gian thiết kế của bạn, CMS còn tạo thiết kế lại trang web nhanh hơn nhiều và đơn giản hơn.

Bản cập nhật đơn giản

Như đã thảo luận phía trên, một CMS cho phép bạn thực hiện thay đổi một cách nhanh hơn và dễ hơn – từ những bản update chính, như tái thiết kế website đến bản update nhỏ, như là thay đổi hình ảnh trên homepage.

Thay vì thuê một freelance developer hoặc cố gắng tự chỉnh sửa mã, bạn có thể chủ động vào bảng điều khiển của CMS để cập nhật và chỉnh sửa nội dung của trang web của mình. Điều này cho phép bạn giữ cho content của bạn linh động và có liên quan.

Lên lịch nội dung

Lập kế hoạch nội dung là việc cần thiết cho bất kỳ chiến lược biên tập. Khi xây dựng một trang web từ đầu, bạn có thể lên lịch nội dung – nhưng nó sẽ yêu cầu kết hợp mã hóa và các công cụ như GitHub.

Với 1 CMS, việc lên kế hoạch nội dung trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết chỉ với một nút bấm. Hầu hết các nền tảng đều cho phép bạn lên lịch không chỉ gồm blog post mà còn có thể là website, landing page, email,…

Cộng tác dễ dàng hơn

Nhiều người dùng có thể đồng thời truy cập và làm việc ở back-end của một CMS cùng một lúc. Bất kỳ ngày nào, các marketer có thể tạo dựng nội dung, các chuyên gia CNTT của bạn triển khai các giao thức bảo mật và các Nhà phát triển website của bạn thêm mã tùy chỉnh vào chủ đề của bạn. 

Trong thực tế, tất cả họ có thể đang làm việc trên cùng một trang đích. Nói tóm lại, một CMS có thể giúp cải thiện quy trình công việc và năng suất trên toàn đội của bạn.

Dễ dàng truy cập

Với nền tảng của CMS, bạn có thể truy cập và edit website trực tiếp trên mọi thiết bị miễn là có kết nối internet. Việc đó dễ hơn gấp nghìn lần phải xây dựng một website mới hoàn toàn, yêu cầu bạn phải trên một thiết bị được kết nối với máy chủ hoặc kết nối từ xa.

Ngoài ra, hầu hết các hệ thống CMS đều có một bảng điều khiển (single dashboard) hoặc control panel nơi bạn có thể truy cập nội dung, chủ đề, plugin, cài đặt của trang web của mình và nhiều hơn nữa – tất cả ở một nơi. 

5. Các nền tảng phổ biến của CMS là gì?

5.1 Các nền tảng CMS thông dụng

Nếu trang web của bạn đang phát triển, bạn có thể cần nâng cấp lên một CMS để đáp ứng nhu cầu. Bắt đầu tìm kiếm bằng cách kiểm tra một vài trong số các hệ thống CMS tốt nhất bên dưới:

• CMS Hub
• WordPress
• Joomla
• Drupal
• Magento
• Webflow
• Ghost
• Sitecore

5.2 Sử dụng CMS để xây dựng website của bạn

Sử dụng tốt hệ thống quản lý nội dung để xây dựng và quản lý website giúp bạn tăng trưởng từng ngày.

CMS không chỉ lưu trữ nội dung web của bạn ở đúng một nơi mà còn hỗ trợ trong việc hợp tác với các team khác, như cho phép cập nhật nhanh và dễ dàng, gợi ý nhiều template và extension để tùy chỉnh website của bạn.

Kết luận về CMS là gì?

Sau khi giải thích sâu về CMS là gì? cũng như hiểu được sự tiện lợi mà CMS mang lại, TOS đã chứng minh được vì sao CMS lại trở nên thông dụng và phổ biến như vậy. Bắt tay vào hành trình viết blog thôi nào!!

Đừng quên ghé Blog TOS thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới về SEO nhé!! 

Nguồn: What Is a CMS and Why Should You Care? (hubspot.com)