Kỹ năng văn phòng cần phải có – Khái niệm văn phòng

Kỹ năng văn phòng cần phải có là những kỹ năng mềm, giao tiếp, và sử dụng máy tính giúp các bạn thuận tiện trong công việc . Văn phòng có thể là nơi thực hiện công việc của cá nhân ( lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của doanh nghiệp, công ty

Trong bài viết bên dưới đây mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu sơ lược về các kỹ năng văn phòng cần phải có. Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới !

1. Văn phòng là gì?

Có rất nhiều khái niệm về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi thực hiện công việc của cá nhân ( lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của doanh nghiệp, công ty. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi xảy ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, thương thuyết. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng giống như lưu trữ thông tin.

Theo Wikipedia văn phòng được khái niệm như sau:

Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực thực hiện công việc khác trong số đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để dùng hoặc cho thuê đối với những cá thể, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….),

Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một đơn vị với các vai trò cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của công ty đấy (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).

2. Những kỹ năng quan trọng của một nhân viên văn phòng – kỹ năng văn phòng cần phải có

   1. Kỹ năng giao tiếp – kỹ năng văn phòng cần phải có

Là một nhân viên văn phòng thì bạn không thể thiếu kỹ năng giao tiếp. đây chính là kỹ năng tạo điều kiện cho nhân viên văn phòng rất nhanh tiếp nhận và góp ý thông tin từ cấp trên cũng như với các cộng sự. Bởi khi nhận vai trò từ cấp trên, bước đầu tiên mà một nhân viên văn phòng cần làm đấy là tiếp nhận lại thông tin để tiến hành thực hiện vai trò.

Việc giao tiếp có thể được thực hiện thông qua lời nói trực tiếp, qua điện thoại hoặc bằng văn bản. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhân viên kiểm soát được nhiệm vụ một cách rõ ràng nhất. trong quá trình thực hiện có thể có nhiều phát sinh và cần trao đổi với những người cộng sự hoặc cấp trên để đưa rõ ra hướng xử lý. Khi mà đã thực hiện xong công việc cần báo cáo lại công việc.

Có thể nói kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng cần thiết và được dùng xuyên suốt trong quá trình làm việc của mình.

   2. Linh động trong công việc

Để có hiệu quả công việc cao thì nhân viên văn phòng phải có năng lực linh hoạt và sáng tạo trong công việc. Đây là một kỹ năng mà người lao động đạt được từ trên thực tế thực hiện công việc và đút rút thành kỹ năng cho bản thân. năng lực linh động thể hiện ở cách bạn giải quyết các sai lầm một cách khéo léo và cung cấp hiệu quả công việc tốt hơn cách làm truyền thống của những người khác.

Kỹ năng linh động trong công việc cũng là một trong những kỹ năng cần thiết khi các bạn cần trình bày trong CV xin việc hoặc khi viết đơn xin việc nếu như bạn đang có ý định xin việc văn phòng.

   3. Dùng máy vi tính thành thục – kỹ năng văn phòng cần phải có

Bên cạnh kỹ năng dùng thành thục các phần mềm thông dụng như Word, Excel thì một nhân viên văn phòng phải có thêm các kỹ năng khác như powerpoin, photoshop… Bởi trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay thì việc học hỏi các kỹ năng không giống nhau trên máy tính và điều quan trọng. Ngoài ra nếu như có thể thì bạn nên trang bị cho mình kỹ năng xử lý một vài vấn đề lỗi kỹ thuật dễ dàng cho máy tính.

Đây là một kỹ năng và là một công cụ đắc lực cho bạn hoàn thành mọi công việc được giao một cách nhanh nhất. Bởi vậy, trong những tin tuyển dụng nhân viên văn phòng trong lúc tìm việc làm, dù cho bạn có tìm việc làm ở Hưng Yên hay muốn tìm tại Cà Mau thì kỹ năng này chính là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu.

   4. Có kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lên kế hoạch sẽ giúp nhân viên văn phòng hoàn thiện tất cả các công việc theo đúng dự kiến. Hãy liệt kê danh sách các công việc cần làm trong một ngày ra giấy theo trình tự ưu tiên công trọng trách và cấp thiết lên đầu để thực hiện trước, những công việc ít cần thiết hơn thì có cấp độ ưu tiên thấp hơn.

Mỗi công việc bạn hãy dự kiến thời gian hoàn thiện chúng và cố gắng tuân thủ đúng thời gian. Với kỹ năng xây dựng kế hoạch bạn có thể không lo lắng bị rơi vào tình huống việc gối việc.

3. Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng – kỹ năng văn phòng cần phải có

Nhân viên văn phòng là gì? Danh sách nhóm công việc của nhân viên văn phòng bao gồm:

   1. Lễ tân văn phòng

1. Giải đáp điện thoại từ khách hàng

2. Đón khách thay ban giám đốc
3. Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
4. Hỗ trợ các cuộc họp của doanh nghiệp

5. Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của tổ chức (nếu có)

   2. Công tác văn thư

1. Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến doanh nghiệp, phân loại và gửi đến bộ phận công dụng.

2. Giải quyết công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
3. Tiếp nhận, bảo quản và lưu giữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống doanh nghiệp.
4. Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
5. Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
6. Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên

7. Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết

   3. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

1. Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản doanh nghiệp cũng như đặt hàng khi quan trọng.

2. Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.

3. Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của doanh nghiệp

Xem thêm : kỹ năng văn phòng là gì ? Kiến thức về văn phòng

Xem thêm : Email marketing là gì ? Khái niệm về email marketing

Tạm kết :

Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn kỹ năng văn phòng cần phải có gồm những kỹ năng nào ? Cũng như tìm hiểu sơ lược về công việc văn phòng. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn có thêm kinh nghiệm trong công việc. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !

---

Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tổng hợp: timviec365.vn, maisonoffice.vn, … )