Lên kế hoạch chi tiết cho chiến dịch email marketing 2019 – Phần 3

Chào mọi người, mình quay lại rồi đây, hôm nay mình sẽ mang đến phần cuối của quy trình lập kế hoạch email marketing 2019 đó là “Gửi email và theo dõi kết quả”.

Các bạn nên coi lại các phần trước mình viết về email marketing ở các link sau nhé:

Quy trình lập kế hoạch email marketing chuẩn nhất 2019

Lên kế hoạch chi tiết cho một chiến dịch email marketing 2019 – Phần 1

Lên kế hoạch chi tiết cho một chiến dịch email marketing 2019 – Phần 2

IV. Gửi email và theo dõi kết quả

Việc cuối cùng bạn phải thực hiện trong chiến dịch email marketing của mình là gửi email đi và theo dõi kết quả phản hồi.

Tưởng chừng như rất dễ dàng, bạn “chỉ việc gửi”, ấn Send một cái là xong?

Không hề đơn giản như vậy. Nếu bạn chỉ gửi đi vài chục email, Gmail, Yahoo, bất cứ hòm thư miễn phí nào cũng cho bạn gửi đi. Quá tuyệt. Không mất chi phí gì cả.

Khi bạn gửi đi 10 nghìn, 100 nghìn email thì sao?

Lúc này bạn cần một phần mềm và máy chủ gửi email chuyên nghiệp. Gmail hay Yahoo không cho phép bạn gửi với lượng lớn như vậy, nếu bạn vẫn cố tình gửi, hòm thư của bạn sẽ bị khóa vĩnh viễn hoặc bị blacklist.

Có nhiều phương án cho bạn chọn:

• Sử dụng phần mềm cài trên máy tính của bạn
• Sử dụng phần mềm email marketing trực tuyến
• Thuê máy chủ (SMTP) để gửi email đi
• Tự xây dựng hệ thống gửi email cho công ty (gồm cả phần mềm và máy chủ)

Phần sau đây sẽ giúp bạn lựa chọn phương án phù hợp với mình.

Liệu có tôi cần phần mềm email marketing trực tuyến chuyên nghiệp

Ở các công ty lớn, bộ phận IT sẽ chịu trách nhiệm thiết đặt hệ thống gửi email cho toàn bộ công ty. Họ sử dụng phần mềm cũng như máy chủ của chính mình, hoặc thuê máy chủ từ công ty khác. Khi bạn không thể tự xây dựng hệ thống như vậy, vẫn còn các phương án khác.

Trên internet, có rất nhiều người rao bán những phần mềm gửi email, cài đặt trên máy tính của bạn, chỉ tốn vài trăm nghìn, họ còn đảm bảo 100%, 99% vào inbox.

Đó là lừa đảo.

Như bạn thấy ở trên, một phần mềm muốn gửi email đi được, phải được kết nối với một máy chủ gửi email (email server). Các phần mềm được rao bán trên internet đều sử dụng các máy chủ công cộng hoặc miễn phí. Gửi theo cách này bạn sẽ không thể gửi được nhiều email, và chỉ sau một thời gian, toàn bộ email của bạn bị rơi vào thư mục Spam.

Bạn nên sử dụng phần mềm email marketing trực tuyến của một nhà cung cấp có uy tín.

So sánh giữa phần mềm trực tuyến và phần mềm cài trên máy tính của bạn, phần mềm trực tuyến ưu việt hơn hẳn:

• Bạn không cần phải bật máy tính để chờ đợi.
  Với những chiến dịch lớn, bạn phải mất vài giờ để gửi xong email. Nếu bạn dùng phần mềm cài trên máy tính của mình, bạn phải bật máy và chờ đợi. Chỉ cần đường truyền internet gián đoạn hoặc máy tính của bạn trục trặc, công việc bị ngưng trệ theo. Với phần mềm trực tuyến thì khác, mọi thao đều thực hiện trên máy chủ, bạn ra lệnh gửi xong là có thể tắt máy và làm việc khác.
• Chỉ những phần mềm trực tuyến mới cung cấp cho bạn được những thống kê chính xác về từng người đã mở email của bạn ra đọc, đã click vào email, email nào hỏng…
• Bạn không cần cài đặt gì vào máy tính của mình, phần mềm trực tuyến hoạt động như một website
• Bạn có thể truy cập ở bất cứ đâu, từ bất cứ nơi nào
• Phần mềm trực tuyến cung cấp nhiều tính năng marketing chuyên dụng cho bạn hơn

Thiết đặt hệ thống gửi email là một công việc phức tạp, bạn phải cấu hình máy chủ đúng cách, đảm bảo máy chủ của mình có tỷ lệ gửi email thành công và tỷ lệ vào inbox cao, không bị blacklist, đăng ký các whitelist…

Vì vậy, với các cá nhân hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ không chuyên về IT, sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp phần mềm email marketing trực tuyến là giải pháp tối ưu.

Thời điểm thích hợp để gửi email

Trong một chiến dịch email marketing, thời gian là một yếu tố quan trong quyết định đến sự thành công hay thất bại của cả chiến dịch. Mọi người thường sử dụng một khoảng thời gian nhất định để đọc và trả lời email, do vậy một chuyên gia email marketing giỏi cần phải nắm được khi nào là thời điểm tốt nhất để gửi email cho khách hàng.

• Đối với nhóm người nhận là doanh nghiệp, đối tác kinh doanh: thời điểm tốt nhất để gửi email đi là từ thứ Ba đến thứ Năm hàng tuần và từ 9h30 sáng đến 3h chiều.
  Nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng, ngày thứ Hai là thời điểm dành cho những cuộc họp, những cuộc tổng kết của công việc từ tuần trước đó. Bên cạnh đó, những email được gửi đi từ trưa ngày thứ Sáu thường sẽ ít được mở và nằm ở những vị trí cuối cùng trong hòm thư email của người nhận.
• Đối với nhóm người nhận là người tiêu dùng, hãy bắt đầu gửi từ 17h đến 20h. Ngày gửi hiệu quả nhất là từ thứ Sáu đến Chủ nhật. Những người nhận là người tiêu dùng thường có thời gian online vào cuối tuần và có nhiều thời gian để xem xét, tìm hiểu về sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp.

Nếu bạn gửi email cho các khách hàng ở nước ngoài, bạn cần chú ý múi giờ của họ để sắp xếp thời điểm gửi email khác nhau.

Bạn không cần phải chờ đến đúng thời điểm mới ra lệnh gửi. Các phần mềm email marketing thường có chức năng Hẹn giờ gửi email sau.

Công cụ đánh giá kết quả

Bạn đã tiến hành gửi chiến dịch email marketing nhưng làm thế nào để có thể đánh giá được hiệu quả của cả chiến dịch đó. Công cụ thống kê sẽ giúp bạn làm tốt điều này dựa trên các chỉ số lượng open, lượng người open, tỷ lệ click, số lượng email hỏng,…

Trước hết bạn cần nắm rõ khái niệm của các chỉ số trên:

• Lượng Open là số lượng email được mở một hoặc nhiều lần bởi người nhận. Tức là,mỗi email được mở một hay nhiều lần và mỗi lần mở sẽ được tính vào lượng open trong suốt chiến dịch.
• Lượng người open là số lượng người mở email và được tính một lần duy nhất khi người nhận mở email đó trong lần đầu tiên.

Đôi khi nhiều khách hàng hiểu nhầm khi nghĩ rằng lượng open và lượng người open là giống nhau, nhưng về bản chất 2 chỉ số này hoàn toàn khác nhau. Hình minh họa dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các chỉ số này và phân tích chúng để đánh giá hiệu quả của chiến dịch.

Với chiến dịch email này, lượng open và lượng người open đạt được rất khả quan. Tỷ lệ open đạt được gần 26% – một tỷ lệ khá cao cho mỗi chiến dịch email marketing. Chỉ số này phản ánh sự hiệu quả trong việc triển khai email marketing từ khâu xây dựng danh sách khách hàng, thiết kế tiêu đề và nội dung email cho đến việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm email marketing.

• Tỷ lệ Click: là tỷ lệ người nhận click vào link liên kết trong email tính trên tổng số lượng email được gửi đi thành công.

Thông thường, mỗi email đều có 1 link liên kết bên trong để người nhận có thể tìm hiểu thêm về công ty hay sản phẩm dịch vụ của bạn.

Hình minh họa này biểu thị tỷ lệ người nhận click vào link liên kết có trong email của chiến dịch trên. Chỉ số này đánh giá được mức độ quan tâm của khách hàng và sức hấp dẫn của công ty bạn đối với khách hàng.

• Số lượng email hỏng: là lượng email gửi đi không thành công do nhiều yếu tố khác nhau như email không tồn tại, hòm thư đầy, email bị chặn nội dung,..

Số lượng email hỏng phản ánh chất lượng danh sách email của bạn khi tiến hành email marketing. Với số lượng email hỏng lớn, có thể hỏng mềm(bị chặn nội dung hay hòm thư đầy) hoặc hỏng cứng (email không tồn tại), điều này chứng tỏ cách xây dựng dữ liệu của bạn chưa hiệu quả và bạn cần có sự điều chỉnh trong việc thu thập, xây dựng và xử lý dữ liệu khách hàng.

• Thống kê ngừng nhận tin: là lượng người từ chối nhận bản tin từ địa chỉ email của bạn sau khi họ nhận được email đầu tiên của bạn trong chiến dịch email marketing đầu tiên.

Với biểu đồ này, bạn có thể thống kê cụ thể số lượng khách hàng không quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bạn. Đây là những khách hàng không có tiềm năng và trong trường hợp này không có cách nào khác là bạn ngừng gửi email đến họ để tránh gây khó chịu với khách hàng. Nếu số lượng ngừng nhận tin lớn, chứng tỏ bạn phân loại khách hàng chưa hiệu quả khi có những đánh giá sai về nhu cầu của họ và bạn cần thay đổi cách phân loại khách hàng phù hợp nhất với sản phẩm, dịch vụ của bạn.

Vậy là loạt bài về quy trình lập kế hoạch chiến dịch email marketing 2019 đã hoàn thành rồi. Bản thân mình cũng muốn nhắn nhủ đến các độc giả, là email marketing không phải phù hợp với mọi chiến dịch PR hoặc tất cả các sản phẩm đang bán. Email marketing cũng nên là những doanh nghiệp vừa và lớn nên sử dụng mà thôi. Với những ai kinh doanh nhỏ nhẻ, hoặc doanh nghiệp mới thành lập thì nên đi con đường social marketing sẽ tốt hơn, nhanh hơn.

Hi vọng rằng dù chọn con đường nào các bạn cũng sẽ thành công!

Thu Hà – Tổng hợp

Xem thêm:

Chatbot – người kế vị hoàn hảo của Email marketing

Phần mềm gửi Email Marketing hàng loạt miễn phí – STP Email Marketing

Mẹo giúp khách hàng của bạn không hủy đăng ký Email Marketing