Lên kế hoạch chi tiết cho một chiến dịch email marketing 2019 – Phần 1

Xin chào, chúng ta lại gặp nhau rồi, ở bài trước mình có nói về quy trình cơ bản lập kế hoạch email marketing chuẩn nhất 2019, thì bài này mình xin được làm chi tiết của quy trình trên. Nhưng vì do bài quá dài nên mình sẽ chia quy trình chi tiết thành 3-4 bài nhé, để các bạn dễ theo dõi và đọc không bị ngán.

Bây giờ chúng ta sẽ cùng coi 2 bước đầu tiên của quy trình lập kế hoạch email marketing chi tiết 2019 bao gồm: Lập kế hoạch email marketing, Xây dựng danh sách email marketing.

I. Lập kế hoạch email marketing

Lập kế hoạch trước khi triển khai là cách tốt nhất để chiến dịch email marketing của bạn hoạt động tích cực và đem lại hiệu quả. Sơ đồ sau đây sẽ giúp bạn tạo dựng một kế hoạch triển khai email marketing cho mình.

II. Xây dựng danh sách email

Danh sách các địa chỉ email chính là tài sản quý giá nhất trong email marketing. Bạn phải bỏ công sức và thời gian để xây dựng mới có được một danh sách tốt.

Một số người cho rằng có thể dễ dàng có được danh sách email marketing nhờ mua lại hoặc tìm đến một nhà cung cấp dịch vụ. Hãy xem thực tế như thế nào.

Tôi có thể mua lại danh sách email không?

Bạn có thể bắt gặp hàng nghìn tin rao bán địa chỉ email trên mạng kiểu như thế này:

Rất nhiều lợi ích hấp dẫn được đưa ra mà giá lại chỉ vài trăm nghìn tới vài triệu đồng:

Nếu mua những danh sách này bạn sẽ thấy chúng hoàn toàn giả dối, bạn sẽ mất tiền và thời gian mà không thu được gì. Vì sao vậy.

Có hàng loạt lý do như sau:

1. Chất lượng của danh sách email rất kém

Gửi email đến những danh sách email đi mua như thế này bạn sẽ không thu được hiệu quả cao. Những con số ‟10 triệu‟ ‟20 triệu‟ nhìn thì rất ấn tượng, nhưng thực tế trong đó đa số là các địa chỉ email chết hoặc người dùng email đó không còn sử dụng nữa vì đã bị spam quá nhiều.

Bạn hãy luôn luôn nhớ rằng, chất lượng quan trọng hơn số lượng. Hầu hết các chiến dịch gửi tới các danh sách này bạn chỉ thu được tỷ lệ người mở chưa đến 1%.

Có khi chúng còn khiến địa chỉ email hoặc tên miền của bạn bị rơi vào blacklist, lúc đó mọi việc sẽ rất tồi tệ. Thêm vào đó, những danh sách này thường có được do sử dụng các phần mềm tự động quét (scan) từ các website. Do đó, chúng không hề được phân loại, không hướng đối tượng, chiến dịch của bạn sẽ không thể nhắm đúng vào khách hàng mục tiêu.

2. Giá trị thực tế của danh sách email

Nếu quả thực có danh sách email như vậy, mình sẵn sàng mua với giá hàng trăm triệu. Mình có thể thu được hàng tỷ đồng nhờ cung cấp dịch vụ quảng cáo cho các công ty, các agency, chứ không bao giờ đem rao bán rẻ mạt. Hãy suy nghĩ, không thể có cái giá quá rẻ như vậy, mà chất lượng thì đi đôi với giá tiền, không ai cho không bạn cái gì cả.

3. Phần mềm cho tỷ lệ vào Inbox 99% là lừa đảo

Bất kỳ một chuyên gia email marketing nào cũng biết rằng, email phải được gửi đi từ một máy chủ. Các phần mềm này phải được cấu hình để kết nối với máy chủ thì mới gửi email đi được. Chúng thường sử dụng các máy chủ công cộng để gửi thư. Làm như vậy, email của bạn sẽ nhanh chóng rơi vào thư mục Spam, thậm chỉ địa chỉ email của chính bạn sẽ rơi vào blacklist của Gmail, Yahoo,…

Việc email rơi vào thư mục Inbox hay Spam trong hòm thư của người nhận phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Máy chủ gửi email đi (tên miền, địa chỉ IP, cấu hình)
• Địa chỉ gửi email
• Tiêu đề & nội dung email (có chứa nhiều từ khóa liên quan đến spam không, có chứa link độc hại không, tỷ lệ ảnh và chữ,…)
• Tần suất gửi email
• Mỗi webmail lại có một bộ lọc thư rác riêng

Do đó, ngay cả những nhà cung cấp dịch vụ email lớn nhất thế giới cũng không bao giờ dám đảm bảo tỷ lệ vào Inbox là 99% mà chỉ có thể đảm bảo tỷ lệ gửi email thành công (tính cả vào Inbox và Spam).

Ngày nay, viêc đăng ký một hòm thư cá nhân là hoàn toàn miễn phí. Vì thế nhiều người nhầm tưởng gửi email đi cũng là miễn phí. Thực tế nếu bạn muốn gửi email với lượng lớn, bạn sẽ phải dùng đến một nhà cung cấp dịch vụ email marketing hoặc tự thuê máy chủ để thiết đặt.

4. Mua bán danh sách email là phạm pháp

Tại Việt Nam, nghị định 90 đã quy định rõ việc mua hoặc bán danh sách địa chỉ email không được phép của người nhận là phạm pháp, sẽ bị xử phạt hành chính rất nặng.

Còn nhà cung cấp dịch vụ email marketing, họ có thể cho bạn danh sách email không?

CHẮC CHẮN LÀ KHÔNG. Những nhà cung cấp phần mềm trực tuyến như BlinkContact cung cấp cho bạn phần mềm và máy chủ để gửi email đi, danh sách email phải là của bạn.

Còn các nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo, họ cũng không thể đưa danh sách email cho bạn vì như vậy là vi phạm thỏa thuận với những người đồng ý nhận quảng cáo.

Bạn cũng có thể bắt gặp nhiều website chia sẻ các địa chỉ email, bạn chỉ việc download về. Nhưng chúng cũng không khác gì các danh sách được rao bán trên mạng, không đem lại hiệu quả.

Hãy bắt đầu tự xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn. Hãy kiên trì vì việc đó đòi hỏi thời gian và công sức.

Phương pháp xây dựng danh sách email

1. Tạo Form đăng ký nhận tin trên website của bạn

Đây là phương pháp phổ biến và đơn giản nhất, bạn tạo một form để người truy cập vào website của bạn đăng ký nhận tin. Địa chỉ email và các thông tin về họ sẽ được lưu lại, và họ sẽ nhận được các bản tin email của bạn.

Bạn lưu ý:

• Form đăng ký nên đặt ở ví trí dễ quan sát và ngay tại trang chủ
• Form đơn giản nhất chỉ yêu cầu người dùng nhập vào địa chỉ email hoặc nhập thêm cả họ tên.
  Yêu cầu người dùng nhập nhiều thông tin sẽ làm họ khó chịu, có ít người đăng ký hơn. Nhưng ngược lại, danh sách của email bạn sẽ được phân loại chi tiết hơn. Bạn cần cân nhắc giữa 2 vấn đề này.
• Đừng quá chú trọng vào quảng cáo. Hãy gửi cho những người đăng ký những thông tin thật hữu ích: bản tin thị trường, sản phẩm tính năng mới, tin khuyến mãi, hướng dẫn sử dụng,… Họ sẽ nhớ tới bạn, thậm chí sẽ giới thiệu lại cho những người khác.

2. Tổng hợp thông tin về khách hàng hiện tại

Các khách hàng hiện tại của bạn chính là nguồn dữ liệu quý như vàng.

Nếu bạn là một trưởng phòng kinh doanh, hãy yêu cầu các nhân viên của mình luôn lưu lại địa chỉ email và thông tin của tất cả những khách hàng và cả những người quan tâm đến sản phẩm dịch vụ của công ty mình nhưng không mua hàng.

Đừng để sót một địa chỉ nào, hãy tìm lại chúng trong:

• Hòm thư của bạn: chắc hẳn bạn đã từng liên hệ, làm việc với rất nhiều người Contact trong Outlook của bạn Danh thiếp của các khách hàng, đối tác
• Dữ liệu trên website của bạn: ngoài những người dùng (user) trên website, địa chỉ email của khách hàng còn có thể nằm trong các bình luận, liên hệ,…
• Nếu website của bạn có giao dịch trực tuyến, hãy tổng hợp các đơn đặt hàng, hóa đơn để lấy thông tin, bạn còn có thể lưu lại sở thích của từng khách hàng.
• Mạng xã hội: hãy tổng hợp địa chỉ email của những Friend hoặc những người đã Like trang Facebook, Twitter,… của bạn
• Các văn bản in như hợp đồng, thư tín, báo cáo …

3. Khuyến mãi

Tổ chức một chương trình khuyến mãi trực tuyến là một cách rất hay để tăng lượng email trong danh sách của bạn. Những người tham gia vào đợt khuyến mãi khi đăng ký sẽ cung cấp địa chỉ email của mình.

Nếu bạn kinh doanh hàng điện tử, công nghệ thông tin bạn có thể tổ chức một chương trình khuyến mãi tặng sản phẩm cho những người may mắn trúng thưởng như USB 8G chẳng hạn. Nếu bạn cung cấp dịch vụ trực tuyến hoặc dịch vụ đào tạo, bạn có thể làm chương trình khuyến mãi giảm 50% giá dịch vụ hoặc học phí.

Bạn cũng có thể kết hợp khuyến mãi với đăng ký nhận tin để khuyến khích khách hàng đăng.

Kết hợp khéo léo email marketing với các kênh marketing khác trong chương trình khuyến mãi sẽ đem đến cho bạn hiệu quả không ngờ.

4. Tổ chức sự kiện

Các sự kiện thu hút nhiều người tham gia là cơ hội để bạn bổ sung thêm các địa chỉ email vào danh sách của mình. Với các sự kiện trực tuyến, bạn sẽ nhanh chóng tổng hợp được dữ liệu người dùng. Còn với các sự kiện ngoại tuyến như hội nghị, cuộc thi, triển lãm… bạn nên cử một nhân viên chuyên hỏi và tổng hợp thông tin về những người tham dự.

5. Nhà cung cấp Data List

Bạn có thể tìm đến những nhà cung cấp Data List uy tín. Nhưng hãy lưu ý, bạn cần chắc rằng danh sách của họ là hợp pháp và được phép của người nhận. Những công ty Data list chuyên nghiệp khác hoàn toàn với những người rao bán email không hợp pháp trên mạng.

Định dạng dữ liệu danh sách email

Thường thì danh sách các địa chỉ email của bạn được lưu bằng 1 trong 3 dạng:

• File Excel gồm nhiều cột

• File TXT chỉ chứa các địa chỉ email

• Các Contact trong Outlook

Bạn nên chuyển sang định dạng dữ liệu phổ biến nhất được tất cả các phần mềm email marketing hỗ trợ là CSV, nó cũng tương tự như TXT:

Trong file CSV, mỗi dòng sẽ chứa một địa chỉ email cùng các thông tin kèm theo. Các trường trong một dòng được phân tách bởi:

• Ký tự phân cách (dấu phẩy)
• Ký tự bao quanh mỗi trường (dấu nháy kép)

Outlook và Excel đều hỗ trợ xuất dữ liệu ra dạng CSV. Trong Excel, nếu file của bạn có dùng tiếng Việt có dấu, bạn sẽ gặp một chút rắc rối do vấn đề font chữ nhưng vẫn có thể xử lý đơn giản được.

Ngoài địa chỉ email, các thông tin như họ tên, giới tính, công ty… của người nhận cũng hết sức quan trọng, bạn hãy giữ lại chúng trong file CSV.

Phân nhóm danh sách người nhận

Có thể dễ nhận thấy rằng, những chiến dịch email marketing hướng đến những nhóm khách hàng cụ thể, với những thông tin cụ thể, liên quan đến thị hiếu của người nhận sẽ mang lại những hiệu quả cao nhất.

Bằng cách chia nhỏ cơ sở dữ liệu về khách hàng theo những tiêu chí nhất định như sở thích hay giới tính, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc thu hút khách hàng và nâng cao kết quả kinh doanh của mình.

Một số tiêu chí phân nhóm phổ biến:

Để phân loại danh sách khách hàng một cách hiệu quả, bạn cần phải lấy các thông tin tương ứng trong form đăng ký dành cho khách hàng. Hãy chắc chắn rằng bạn đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết về khách hàng thông qua form đăng ký.

Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua 2 bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch email marketing chi tiết 2019, ở bài tiếp theo mình sẽ nói về vấn đề thiết kế email marketing sao cho hợp lý và chuẩn nhất nhé.

Ngoài việc target đúng đối tượng khách hàng mục tiêu cho chiến dịch email marketing thì khi các bạn muốn chạy ads facebook, việc target đúng khách hàng cũng quan trọng không kém. Và giải pháp mà mình muốn đưa ra giúp đỡ các bạn là công cụ Simple Ads, chi tiết thế nào thì sau này mình sẽ có bài giới thiệu về em nó.

Thu Hà – Tổng hợp

Xem thêm:

Giới thiệu giải pháp “Siêu Target” mới để tối ưu hơn khi chạy Facebook Ads nhắm đúng khách hàng mục tiêu

8 Mục Tiêu Cần Biết Khi Bạn Muốn Xác Định Mục Tiêu Cụ Thể Trên Facebook

Hiện tại nên chọn Google hay Facebook làm kênh quảng cáo?