Lên kế hoạch chi tiết cho một chiến dịch email marketing 2019 – Phần 2

Lần trước mình đã viết về 2 bước đầu tiên cần làm trong một quy trình lập kế hoạch email marketing 2019, thì bài này như đã hứa chúng ta tiếp tục đi đến phần thiết kế email marketing hiệu quả nhất.

Mọi người có thể coi lại phần 1 của em ở đây, hoặc coi lại thêm định nghĩa email marketing nhé.

III. Thiết kế email marketing

Thiết kế email marketing không đơn giản như soạn thảo văn bản trên Word, nó giống với việc thiết kế mẫu cho website hơn vì email sử dụng định dạng HTML. Tuy nhiên nó cũng không hề phức tạp như thiết thiết kế website.

Vì vậy, nếu công ty của bạn không có nhân viên chuyên thiết kế, bạn nên thuê bên ngoài. Một phương án đơn giản hơn là bạn sử dụng những mẫu thiết kế có sẵn trong các phần mềm email marketing trực tuyến như BlinkContact. Những mẫu này cho phép thiết kế email đồ họa mà không cần các kiến thức về HTML, thao tác rất đơn giản, tương tự như Word.

Để thiết kế bạn cần sử dụng một hoặc kết hợp các phần mềm:

• Phần mềm soạn thảo HTML: DreamWeaver, FrontPage
• Phần mềm biên tập ảnh: Photoshop
• Bộ soạn thảo email có sẵn trong phần mềm email marketing
• Chỉnh sửa lại một mẫu email (template) có sẵn

Nếu bạn thường xuyên phải gửi đi các bản tin và cấu trúc của các bản tin này về cơ bản là tương tự nhau, bạn nên thiết kế một mẫu email (template) duy nhất. Trong từng chiến dịch, bạn chỉ sử dụng lại mẫu thiết kế đó, thay thế các phần chữ (text) và hình ảnh (image) tương ứng.

Trường hợp bạn có sẵn một mẫu được soạn thảo trên Word, bạn không nên copy trực tiếp từ Word và paste vào chương trình thiết kế email. Dù email của bạn trông có vẻ vẫn hiển thị tốt, nhưng code email sẽ rất nặng nề do bị thừa các code của Word. Khi cần làm vậy, bạn hãy mở file Word, chọn Save As…, chọn Save as type là Web Page.

Thao tác này giúp bạn lưu lại file Word thành dạng HTML. Tiếp đó, bạn có thể biên tập lại file HTML này hoặc copy phần code của file đó vào chương trình thiết kế email.

Nội dung email marketing

Phần cốt lõi tạo ra giá trị cho email của bạn là sự hấp dẫn của nội dung. Một email với nội dung thu hút người đọc sẽ đem lại thành công cho chiến dịch email marketing.

• Bạn nên để nội dung chính và hấp dẫn nhất xuất hiện ngay phần đầu của email, nhằm thu hút sự chú ý của người đọc ngay lúc đầu. Điều này còn giúp cho người nhận không bị mất thời gian để tìm hiểu xem họ nhận được thông tin gì từ email của bạn. Nếu email của bạn bao gồm nhiều bài viết, hãy đưa phần mục lục các bài viết lên đầu. Nếu email của bạn giới thiệu về sản phẩm, hãy đưa những lợi ích thiết thực hoặc khuyến mãi gây sốc lên đầu.
• Nội dung phải phù hợp với những gì người nhận đã đăng ký. Nếu không, người đọc sẽ xóa email ngay tức khắc. Và nếu điều đó xảy ra thường xuyên, họ có thể thấy đó là phiền nhiễu và tìm cách ngăn chặn email của bạn, thậm chí họ thông báo rằng bạn là một spammer.
• Hãy tạo ra những email marketing để duy trì mối quan hệ với khách hàng của bạn (chăm sóc khách hàng):
  • Cảm ơn khách hàng đã mua hàng
  • Hỏi khách hàng có hài lòng với sản phẩm dịch vụ đã dùng không
  • Thiệp chúc mừng sinh nhật khách hàng
  • Mời tham dự hội nghị khách hàng
• Nếu bạn quảng cáo một sản phẩm hay dịch vụ, thông điệp của bạn sẽ hấp dẫn hơn nhiều nếu bạn đưa ra một khuyến mãi, giảm giá.
• Với những khách hàng đã mua hàng, bạn nên cung cấp thêm các thông tin hữu ích về sản phẩm họ đã mua:
  • Hướng dẫn sử dụng (bài viết, ebook, video)
  • Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng sản phẩm
  • Giới thiệu bản cập nhật (phần mềm) hoặc một loại phụ kiện mới
• Bạn cũng có thể dùng email marketing để thực hiện những survey khảo sát thái độ, nhu cầu của các khách hàng. Phần mềm email marketing như BlinkContact thường cung cấp sẵn tính năng để bạn tạo, quản lý và thống kê các survey.
• Cuối cùng, nội dung email cần phải được cá nhân hóa. Người nhận đều thích sự thân thiện và cảm giác được tôn trọng. Gửi đi một thông điệp chung tới tất cả những người nhận với những lời chào chung “Chào bạn”, “Cảm ơn bạn” sẽ không bao giờ hiệu quả bằng những thông điệp mang thông tin của chính người nhận.

Nguyên tắc vàng trong thiết kế

Ngắn gọn

Người nhận không có nhiều thời gian để đọc email của bạn. Vì vậy, hãy tạo email ngắn gọn nhất có thể.

Việc đưa vài bài viết dài mấy trang vào trong một bản tin email là không hiệu quả, không ai đủ kiên nhẫn để đọc hết email của bạn.

Với mỗi bài viết, bạn chỉ cần đưa ra tiêu đề, một đoạn giới thiệu ngắn và một ảnh minh họa nhỏ. Trông sẽ giống như một chuyên mục trên báo điện tử vậy. Người nhận thấy bài viết nào hấp dẫn sẽ click vào nút “Đọc thêm” hoặc vào tiêu đề bài viết để được xem bài viết chi tiết trên website của bạn.

Làm như vậy, bạn không những làm email hấp dẫn, xúc tích hơn mà còn tăng được tỷ lệ click và lượng truy cập vào website của bạn.

Phù hợp với nhận diện thương hiệu

Các logo, icon, màu nền, màu chữ, màu đường kẻ dùng trong email phải phù hợp với các thành phần khác của bộ nhận diện thương hiệu.

Không quá rộng

Bạn nên thiết kế email có độ rộng từ 500-600 pixel. Nếu email của bạn quá rộng người nhận sẽ không thể xem hết nội dung email trong 1 cửa sổ mà phải liên tục cuộn ngang màn hình, rất khó chịu.

Hành động

Ngoài mục đích cung cấp thông tin hoặc quảng cáo, email của bạn nên hướng người đọc tới một hành động cụ thể như:

– Click để xem bài viết chi tiết trên website hoặc xem một video

– Click để download một tài liệu

– Click để chuyển tới form đăng ký, bản survey

– Reply lại email để nhận được một ebook, phiếu giảm giá,…

Hạn chế File đính kèm

Khi bạn gửi email với lượng lớn mà có file đính kèm, email của bạn sẽ rất dễ bị rơi vào thư mục Spam hoặc bị chặn lại. Vì lẽ đó mà các nhà cung cấp phần mềm email marketing trực tuyến đều mặc địch không cho phép đính kèm file vào email.

Hãy hạn chế tối đa việc đính kèm file. Bạn có thể upload file lên hosting của bạn hoặc các trang chia sẻ file miễn phí, và chèn đường link đến file vào email. Người nhận sẽ click vào nút Download để tải file về.

Kích thước nhỏ

Email có kích thước lớn sẽ khiến người nhận khó chịu vì thời gian tải về lâu, có khi còn làm họ bỏ qua không xem tiếp.

Kích thước của email không nên vượt quá 100KB. Nếu bạn sử dụng nhiều hình ảnh trong email, hãy nén hình ảnh xuống kích thước nhỏ hơn.

Ảnh hay chữ

Trong thiết kế email marketing, bạn thường có xu hướng sử dụng các hình ảnh để mẫu email bắt mắt hơn. Có khi toàn bộ email là một hình ảnh, banner khổ lớn.

Dưới đây là một mẫu email được thiết kế dạng toàn bộ email là một hình ảnh:

Mặc định các webmail như Gmail, Yahoo đều chặn hình ảnh có trong email. Webmail sẽ hỏi người nhận có đồng ý hiện hình ảnh không:

Chỉ khi người nhận đồng ý, các hình ảnh có trong email mới hiển thị. Nếu toàn bộ email là một hình ảnh, trước khi click vào nút này, người nhận sẽ không thấy một thông tin nào cả.

Như vậy, bạn không nên thiết kế toàn bộ hoặc gần như toàn bộ email bằng ảnh. Hãy bố trí xen kẽ hợp lý giữa ảnh và chữ.

Bạn có thể dùng các phần mềm biên tập ảnh như Photoshop để thiết kế toàn bộ email (bao gồm cả phần chữ) nhưng khi xuất email ra dạng HTML, đừng để cả email là một hình ảnh, hãy tách riêng phần chữ và phần ảnh.

TEXT hay HTML

Rất nhiều người sử dụng email đều không biết rằng email bao gồm hai phiên bản: HTML và TEXT.

• Phiên bản HTML: cho phép trình bày email dạng đồ họa, bạn có thể chèn ảnh vào email, định dạng màu nền màu chữ, chèn đường link,…
• Phiên bản TEXT: chỉ cho phép email gồm toàn các ký tự (giống như tin nhắn SMS), bạn không thể định dạng màu nền, màu chữ,…

Khi bạn sử dụng các hòm thư cá nhân, mặc định các email đều gửi đi bằng phiên bản HTML, tức là bạn có thể trình bày email, chèn ảnh, chèn link,… Nếu người nhận mở email bằng một chương trình có hỗ trợ HTML, họ sẽ xem được email đúng như bạn đã soạn thảo.

Nhưng nếu người đó mở email bằng một chương trình không hỗ trợ HTML, tức là chỉ hỗ trợ Text, email của bạn sẽ hiển thị khác.

Quan sát ví dụ dưới đây để hiểu rõ. Cùng một email do bạn gửi đi:

– Nếu người nhận mở bằng Outlook, họ sẽ xem được email HTML với đầy đủ hình ảnh

– Nếu mở email trên Mobile không hỗ trợ HTML, họ chỉ xem được dạng TEXT

Hãy cùng tìm hiểu về 2 phiên bản này.

Vào cuối những năm 90, khi Internet mới xuất hiện, tất cả những email được gửi đi ở thời điểm đó đều là dạng Text. Thời gian sau đó, khi AOL 5.0 xuất hiện, tích hợp khả năng gửi email dạng Rich Text, cho phép người gửi in đậm, in nghiêng chữ cái, chèn ảnh và thêm link liên kết vào email. Tuy vậy, hầu hết phần mềm đọc email thời điểm đó (Outlook, Eudora, Thunderbird, Hotmail…) vẫn chưa đủ khả năng để đọc hoàn toàn email dạng HTML.

Ngày nay, hầu hết các phần mềm đọc email đều có khả năng hiển thị email dạng HTML. Tuy vậy vẫn có khoảng 5% phần mềm đọc email không đọc được HTML hoặc đã tắt chức năng này. Để giải quyết vấn đề này, những nhà email marketing hiện nay gửi email đi dưới định dạng Multi-Part MIME. Multi-part MIME là phương pháp để gửi đi email gồm cả 2 dạng TEXT và HTML. Khi sử dụng Multi-Part MIME, bạn chỉ cần soạn thảo email của mình dưới
dạng HTML và tạo ra phiên bản dạng TEXT. Khi bạn gửi email, những người nhận dùng phần mềm đọc email có khả năng đọc HTML sẽ nhìn thấy phiên bản HTML, số 5% còn lại sẽ đọc được email dưới dạng TEXT. Ngày nay các phần mềm đọc email đều có thể nhận dạng tự động Multi-Part MIME và thể hiện định dạng phù hợp đến người đọc.

Chính bởi những lý do trên, khi thiết kế email, bạn cần soạn thảo cả dạng TEXT lẫn HTML. Nếu như email của bạn không có phiên bản dạng TEXT, người nhận xem email bằng mobile ở ví dụ trên sẽ chỉ hiện thị một trang trắng hay một email HTML không trọn vẹn.

Trong các phần mềm email marketing, thường thì bộ soạn thảo email sẽ bao gồm 2 phần: 1 phần để soạn thảo phiên bản HTML, 1 phần để soạn thảo phiên bản Text.

Điều đó không có nghĩa là bạn cần phải thiết kế những 2 email.

Rất đơn giản, bạn chỉ cần thiết kế email dạng HTML như bình thường. Còn với phiên bản Text, bạn chỉ cần copy lại những phần chữ nội dung từ phiên bản HTML sang. Chỉ mất thêm 1,2 phút như vậy, bạn đã có thể yên tâm người nhận luôn xem được email của bạn.

Những phần mềm như BlinkContact thậm chí còn hỗ trợ bạn chức năng tự động tạo phiên bản Text từ phiên bản HTML.

Tương thích với chương trình đọc email

Trong những người nhận email của bạn, có người dùng Gmail, người dùng Yahoo, Hotmail, người lại dùng Outlook,… Bạn cần lưu ý mỗi chương trình đọc email (Gmail, Yahoo, Outlook,…) sẽ “đọc và hiển thị” email của bạn theo những cách khác nhau.

Có nghĩa là cùng một mẫu email hiển thị tốt Yahoo chưa chắc đã hiển thị tốt trên Gmail, một email đã hiển thị tốt trên Gmail cũng có thể gặp lỗi khi xem bằng Outlook.

Quan sát email phía dưới, email này hiển thị chuẩn trong Gmail (bên trái) nhưng khi xem bằng Outlook lại bị lỗi (bên phải):

Do đó, trước khi gửi chiến dịch email marketing đi, bạn cần chắc rằng mẫu email tương thích với các chương trình đọc email phổ biến nhất mà người nhận của bạn sử dụng, thường bao gồm:

• Yahoo
• Gmail
• Hotmail
• Microsoft Outlook (MS Outlook)

(Bạn cần phân biệt Outlook Express và MS Outlook: Outlook Express là một chương trình đọc email khá phổ biến ở Việt Nam trước đây nhờ được cung cấp mặc định theo Windows XP và rất dễ sử dụng, nhưng nó đã bị thay thế bằng Windows Mail từ phiên bản Windows Vista và Windows Mail cũng đã bị tách riêng ra từ phiên bản Windows 7; còn MS Outlook được cung cấp kèm theo bộ MS Office (bao gồm cả Word, Excel,..).

Khi thiết kế, bạn nên hạn chế CSS thì MS Outlook 2007 & 2010 không hỗ trợ tốt CSS.

Các phần mềm email marketing thường cung cấp cho bạn tính năng xem thử email với các chương trình khác nhau, nhờ đó bạn có thể kiểm tra xem email của mình có gặp lỗi không.

Cách tốt nhất để kiểm tra là tự gửi đến các hòm thư Gmail, Yahoo, Hotmail do bạn lập để xem thử. Đừng tiếc thời gian để kiểm tra lại email của bạn. Nếu người nhận thấy email bị lỗi, họ sẽ đánh giá không tốt về thương hiệu, công ty của bạn.

Bên cạnh email marketing dành cho các chiến dịch chạy digital marketing hay chăm sóc khách hàng thì mình thấy có Simple Facebook cũng rất giúp ích trong việc tiếp cận khách hàng, chăm sóc khách hàng lâu dài ở trên Facebook. Trong tương lai gần mình sẽ viết một bài review ngắn về về phần mềm này, các bạn hãy ủng hộ mình nhé.

Thu Hà – Tổng hợp

Xem thêm:

17 cách xây dựng danh sách gửi Email Marketing từ con số 0

13 cách để email của bạn không vào hộp thư Spam

Quảng Cáo Trên Pinterest Có Thật Sự Hiệu Qủa ?