Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn là đủ?

Tôi đang tính khởi nghiệp kinh doanh quán cafe, nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm về mảng này lắm. Tôi cũng dự định trong tháng tới sẽ bắt đầu triển khai ý tưởng và lên kế hoạch, nhưng chưa nắm rõ mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Rất mong Blog có thể trả lời giúp tôi câu hỏi này.

Anh Nguyễn Đình Luân, Hậu Lộc, Thanh Hóa

Em ra trường được hơn hai năm rồi, tích góp được một khoản nên định mở quán cà phê, nhưng lại chưa biết mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn, Blog có thể tư vấn giúp em không ạ?

Bạn Huỳnh Văn Hiếu, 25 tuổi, Hà Nội

Rất nhiều người khi có ý định kinh doanh cafe đều phân vân với câu hỏi cần vốn bao nhiêu để mở quán? Cách tính chi phí mở quán cafe như thế nào?… Tuy nhiên, thắc mắc này không dễ trả lời vì vốn mở quán cafe bao nhiêu còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, ví dụ như địa điểm bạn định mở quán, quy mô lớn hay nhỏ, mặt bằng có sẵn hay phải đi thuê,… Vì vậy, trong phần trả lời này, Blog sẽ cố gắng chia sẻ những kinh nghiệm về số vốn mở quán cà phê, một số chi phí setup quán cafe cơ bản nhất bạn có thể tham khảo để bắt tay vào kinh doanh quán cafe nhé!

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Hãy cùng tìm câu trả lời nhé!

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng rằng, kinh doanh quán cafe là một dịch vụ có mức cạnh tranh rất cao. Trên khắp các dãy phố, phường bạn đều dễ dàng bắt gặp những quán cafe to nhỏ khắp hai bên đường. Vì vậy, muốn có được sự cạnh tranh tốt và tồn tại được, đầu tiên bạn cần xác định đã mở quán cafe thì quán phải có sự khác biệt so với các đối thủ xung quanh, ý tưởng càng khác biệt bạn càng dễ thu hút khách bằng những điểm nhấn riêng đó. Đọc ngay bài viết 14 ý tưởng kinh doanh quán cafe độc đáo, thiết thực nhất năm 2019 để tìm được những gợi ý mở quán cafe phù hợp nhé!

Còn bây giờ chúng ta sẽ cùng nhau trả lời câu hỏi mở quán cafe cần bao nhiêu vốn nếu bạn muốn mở quán café nhưng chưa biết cách tính chi phí mở quán cafe như thế nào để vừa hiệu quả lại vừa tiết kiệm nhé!

1. Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Trong bất cứ ngành nghề kinh doanh nào, vốn cũng luôn là yếu tố tiên quyết, định liệu sự thành công của người kinh doanh. Có thể cách hỏi của bạn Luân, vốn ở đây bạn ám chỉ là tiền, nhưng ngoài tiền ra, những yếu tố như kinh nghiệm, mặt bằng, nguồn nhân lực, hay các vật dụng cần chuẩn bị mở quán cafe chúng ta đều có thể coi là vốn cả. Vì thế bạn có thể hạch toán chi phí như sau để biết mình cần bao nhiêu vốn:

1.1. Chi phí thuê mặt bằng

Đầu tiên cần kể đến chi phí thuê mặt bằng, kinh phí chi trả sẽ tùy thuộc vào địa điểm bạn thuê hay mua cũng như diện tích của mỗi quán café cũng là khác nhau. Nhưng có thể tựu chung lại 1 số vấn đề bạn cần thiết làm dù cho đó là cửa hàng thuê hay mua.

• Thuê mặt bằng 1 năm
• Sơn sửa và trang trí lại theo nhu cầu của bạn
• Lắp đặt lại hệ thống điện nước (nếu cần)

1.2. Chi phí xây dựng, thiết kế quán café

Tiếp theo chi phí mở quán cũng bao gồm cả chi phí xây dựng quán café theo nhu cầu của chủ quán.

Giả dụ hiện tại quán đang trống trơn hoặc được trang trí theo phong cách cửa cửa hàng tạp hóa trước đó và bạn mong muốn trang trí quán cafe theo phong cách hiện đại. Thì bạn cần chuẩn bị và mua sắm những vật liệu trang trí như đèn, bàn ghế, chậu cây,…. Đều mang phong cách hiện đại.

Đọc thêm: 8 phong cách thiết kế quán café siêu đẹp “khách đến chẳng muốn về”

1.3. Vốn đầu tư cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất quán cafe bao gồm những gì? Đó là địa điểm kinh doanh, bạn đã có sẵn địa điểm hay phải đi thuê. Và nếu thuê thì chi phí sẽ bao nhiêu 1 năm? Hợp đồng thuê của bạn là bao nhiêu năm?

Đó mới chỉ là tiền thuê đất, bạn còn phải xây dựng quán, đầu tư tiền mua các thiết bị như quầy pha chế; Lắp đặt hệ thống điện nước, thông gió; Thìa, cốc chén, các đồ trang trí cho quán có điểm nhấn; Rồi bàn ghế, quạt, hệ thống đèn…

VD: Hạch toán vốn đầu tư cơ sở vật chất cho quán cafe trong 6 tháng:

Cách tính chi phí mở quán cafe như thế nào cho hợp lý?

1.4. Chi phí mua dụng cụ và nguyên liệu làm café

Nhắc đến vốn mở quán cafe thì không thể không kể đến chi phí mua dụng cụ, máy móc và nguyên liệu pha chế. Đây là một khoản chi phí tương đối lớn, bạn cần bỏ ra số tiền khá lớn vào việc mua sắm những dụng cụ và nguyên liệu để pha chế và bán café. Như quầy pha chế, bàn ghế, máy pha café, máy đánh kem, cốc, thìa, đĩa,… Cùng với nguyên liệu như café, các loại nguyên liệu khác như siro, nước trái cây, đường, sữa, cacao,…

Cần chi phí mua nguyên liệu

Hiện nay trên thị trường dụng cụ pha café ở khoảng giá:

• Tủ lạnh: 7 đến 15 triệu vnđ
• Máy pha café: 50 đến 200 trăm triệu vnđ
• Bàn ghế gỗ khoảng 10 triệu vnđ
• Nguyên liệu ước tính ban đầu cho cửa hàng café nhỏ khoảng 10 triệu vnđ

1.5. Chi phí mua phần mềm quản lý quán cafe

1 yếu tố tưởng như nhỏ bé nhưng lại góp phần quan trọng vào thành công khi mở quán cafe đó là phần mềm quản lý quán cafe. 1 phần mềm quản lý quán cafe tốt sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn sắp bàn cho khách trong một nốt nhạc, phục vụ nhanh và chuyên nghiệp, hạn chế tối đa nhầm lẫn order và người quản lý có thể dễ dàng bao quát nhà hàng.

Mới đây,  chính thức tung ra thị trường phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe giúp bạn tự động hóa quy trình phục vụ, pha chế, thu ngân cho quán cafe.

• Lên order cho khách nhanh: Nhân viên phục vụ có thể xem sơ đồ bàn trực quan theo phòng, tầng để xếp bàn cho khách, lấy yêu cầu gọi đồ uống của khách ngay trên thiết bị cầm tay như điện thoại, tablet
• Không sai sót, nhầm lẫn order: Phiếu gọi đồ từ nhân viên order sẽ chuyển thẳng đến quầy bar và pha chế
• Thanh toán chính xác, nhanh chóng: Khi nhân viên phục vụ gửi yêu cầu thanh toán, hóa đơn sẽ được tự động chuyển sang danh sách chờ thanh toán giúp thu ngân dễ dàng biết bàn nào đang cần thanh toán để tính tiền cho khách.
• Xem báo cáo kinh doanh mọi lúc mọi nơi: Người quản lý có thể xem báo cáo về tình hình kinh doanh, bao quát hoạt động của quán qua ứng dụng bất cứ lúc nào.

1.6. Hạch toán các chi phí phát sinh

Thuê nhân viên: Chi phí dành cho thuê nhân viên, nếu cửa hàng thuê nhân viên phục vụ bàn thì thường sẽ có mức lương khởi điểm cho mỗi nhân viên từ 3 đến 6 triệu, tùy thuộc vào mức độ công việc và thời gian làm việc.

Duy trì quán café: Chi phí duy trì quán café cũng nằm trong danh mục chi phí xây dựng quán café bạn không thể bỏ qua. Để có thể duy trì quán ổn định trong khoảng 3 tháng đầu bạn cần có 100 triệu vnđ, với các khoảng liên quan đến hóa đơn điện, nước, wifi, quà tặng.

Chi phí phát sinh: Cần dự trù chi phí phát sinh để bạn có thể lường trước những phát sinh khi mở quán café, đặc biệt trong khoảng thời gian đầu.

Dự trù chi phí phát sinh

Chúng ta vẫn hay có thói quen tính toán chi phí và cho rằng chúng đã đủ để setup một quán cafe ngon lành, nhưng khi bắt tay vào thực hiện bạn mới nhận thấy có rất nhiều khoản trên trời rơi xuống nữa, mà nếu không chuẩn bị sẵn số vốn dự phòng thì rất khó xoay sở. Ví dụ đơn giản như tiền may đồng phục cho nhân viên; chi phí giặt ủi khăn trải bàn, rèm; Tiền mực in hóa đơn hay các chi phí mua sắm dự trù khi các vật dụng bị vỡ, hỏng, xuống cấp… Càng liệt kê chi tiết càng tốt.

VD: Hạch toán các chi phí phát sinh (6 tháng)

Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

1.7. Vốn duy trì quán cafe

Sau khi quán cafe được mở, bạn phải có tiền để duy trì cho nó. Đó là các khoản như tiền làm PR và Marketing cho quán kh quán chuẩn bị khai trương; Các chi phí điện nước, điện thoại, lương nhân viên, nguyên liệu pha chế, quà tặng khách hàng… Khoản phí này không hề nhỏ chút nào nên nếu liệu tính không chuẩn, nguồn vốn mở quán cafe của bạn sẽ bị hao hụt,và gặp khó khăn khi triển khai.

Ví dụ nếu có 300 triệu đầu tư, bạn chỉ nên bỏ ra tầm 150 triệu đầu tư cơ sở vật chất thôi, 150 triệu còn lại dùng để duy trì quán trong những tháng đầu khốn khó. Hãy nhớ không bao giờ được tiêu sạch sẽ số vốn mình đang có trong tay

Sau khi đã hạch toán các chi phí, chúng ta nên lập 1 bảng chi tiết để biết ngân sách cần có là bao nhiêu, kết thúc bước này, bạn sẽ tự trả lời được câu hỏi mở quán cafe cần bao nhiêu vốn rồi đó.

2. Phân chia vốn mở quán cafe và những thứ cần mua sắm

Nếu bạn đã có mặt bằng tốt, là nhà bạn thì việc kinh doanh quán cà phê sẽ rất dễ dàng vì không phải e ngại việc bị lỗ. Nếu không bạn sẽ phải quan tâm tới việc tìm thuê mặt bằng tốt, không gian thoáng đãng, riêng tư, không quá ồn ào và có chỗ để xe cho khách đủ rộng rãi. Thông thường, vị trí đẹp nhất để mở các quán cà phê là ở góc đường.

Để thuê nhà mở quán kinh doanh cà phê hay bất cứ cửa hàng gì, chủ nhà thường sẽ yêu cầu bạn đặt cọc tiền 3 hoặc 6 tháng/lần. Nếu đầu tư lớn và xác định kinh doanh lâu dài, bạn cũng cần phải đảm bảo thời hạn hợp đồng để cửa hàng đủ thời gian xây dựng và thu lợi nhuận. Chi phí thuê mặt bằng mỗi tháng thông thường từ khoảng 7 đến 15 triệu đồng tùy địa điểm.

Sau khi lựa chọn và thuê được mặt bằng thì cửa hàng cà phê của bạn cần được trang trí và lắp đặt các thiết bị để tạo điểm nhấn. Tranh ảnh, cây cảnh, đồ lưu niệm, tap chí, sách báo… là những vật dụng trang trí phổ biến. Nếu mở cửa hàng dựa trên quán cà phê có sẵn, tùy theo hiện trạng bạn chỉ việc tu sửa lại, còn nếu là địa điểm phải xây dựng mới thì chi phí sẽ tốn kém hơn. Bạn có thể thuê công ty chuyên thiết kế nội thất quán cà phê để đảm bảo thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên thuê ngoài sẽ rất tốn kém, mất ít nhất 20-30 triệu đồng tùy diện tích.

Nếu mởi bắt đầu khởi nghiệp các chủ quán cà phê lưu ý về chi phí đăng ký kinh doanh. Bạn cần đến chính quyền địa phương, phường xã để làm thủ tục xin cấp phép kinh doanh. Loại thủ tục này khá lằng nhằng, dễ phát sinh thêm nên hãy nhờ người có kinh nghiệm tư vấn thêm. Chuyện lo lót ‘phí cửa hậu’ là khó tránh khỏi nếu muốn đẩy nhanh tốc độ.

Để bắt đầu kinh doanh quán cà phê, ngoài việc đăng ký giấy tờ, thuê mặt bằng thì cần mua sắm các trang thiết bị để vận hành cửa hàng. Thông thường sẽ bao gồm các nhóm vật dụng cơ bản trong quán cà phê như: bàn, ghế, hệ thống âm thanh, tủ lạnh, ti vi, quạt gió, hệ thống thông gió, bình đun nước, máy xay cà phê, máy xay sinh tố, máy ép trái cây… có chi phí tối thiểu lên tới khoảng 30 – 40 triệu đồng. Nhóm các thiết bị hỗ trợ bán hàng như máy in hóa đơn, phần mềm quản lý quán cà phê, giá dao động từ 5 đến 10 triệu đồng.

Ngoài ra, các chi phí cho nguyên vật liệu, vật dụng pha chế như ly tách, phin cà phê các cỡ, khay bưng nước, thùng đá… có thể lên tới khoảng 4 đến 5 triệu đồng.  Bạn cũng nên để một khoản khoảng 3 triệu cho các đồ dùng thiết yếu khác như văn phòng phẩm, bộ dụng cụ lau nhà, dọn vệ sinh…

Một khi quán cà phê của bạn đi vào hoạt động thì chi phí lớn nhất của bạn là chi phí nhập nguyên liệu đồ uống để phục vụ khách hàng. Các loại đồ uống cần có như cà phê, trà lipton, đường, trái cây, sữa tươi, sữa đặc… Với những quán cà phê thông thường thì chi phí cho nguyên liệu không nên vượt quá 25-40% doanh thu. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Gợi ý menu đồ uống khi mở quán cà phê để biết cần nhập những nguyên liệu gì.

Menu cơ bản của quán cà phê

Bạn cũng cần lưu ý về chi phí chi trả cho nhân viên phục vụ, bảo vệ, thu ngân và quản lý quán cà phê. Đặc biệt, với khả năng những tháng bắt đầu có thể bị lỗ, bạn nên dành riêng khoản dự phòng để tránh rủi ro phát sinh. Khoản phí duy trì này giúp bạn đảm bảo chi trả cho các hóa đơn trong tháng nên đừng làm hao hụt phí duy trì để tránh gặp khó khăn.

3. Mẫu kế hoạch chi phí mở quán café

Lưu ý mẫu kế hoạch mở quán cafe chỉ mang tính chất tương đối, do đó bạn cần có sự căn chỉnh phù hợp với quy mô mở quán cafe.

Dự trù chi phí xây dựng quán cafe

Chi phí mở quán café không phải là số tiền nhỏ, vì thế dù bạn kinh doanh quán café với mô hình nhỏ thì cũng luôn cần chuẩn bị cho mình số vốn đầu tư tương đối lớn, để duy trì và đương đầu với những phát sinh.

4. Những điểm cần lưu ý khi mở quán cà phê

Mức giá và chủng loại đồ uống của quán cà phê phụ thuộc vào nhóm đối tượng khách hàng mà bạn muốn nhắm đến. Nếu muốn nhắm vào khách hàng trẻ tuổi thì yếu tố décor bắt mắt cần được quan tâm đặc biệt và nhóm khách hàng trung niên thì chất lượng đồ uống là điều họ quan tâm nhiều hơn cả. Cần xem xét cẩn thận địa điểm mở quán, tìm địa điểm đỗ xe, xem xét lượng người đi qua địa điểm đó mỗi giờ vào nhiều thời điểm khác nhau trong ngày. Nghiên cứu kỹ các cửa hàng xung quanh xem đã từng có quán cà phê nào phải đóng cửa chưa…

Khi mở quán cà phê, điều quan trọng hơn cả là phải có đam mê và kiến thức về cà phê. Hãy hiểu về tất cả những gì bạn đang bán từ cà phê, trà hay đồ uống mà quán bạn có, từ các đặc tính, giống cà phê, kiểu cốc và cách pha thường dùng… Và tất nhiên, hãy chia sẻ những kiến thức và đam mê của bạn với các nhân viên trong cửa hàng.

Cùng với chất lượng đồ uống, không gian thì các cách thức quảng bá nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng cũng cần được lưu ý đặc biệt khi mở quán cà phê. Qua Facebook, hãy giới thiệu những đặc trưng của quán có gì mới lạ, độc đáo, phong cách quán hay đồ uống của quán ra sao… Nếu có thể, hãy mở một website đơn giản có giới thiệu menu của quán để cho khách được biết và thường xuyên cập nhật chúng. Ngoài ra, chủ quán có thể có các thức để thu hút sự chú ý của khách hàng thông qua việc đưa hình ảnh và thương hiệu riêng của quán qua các hình thức quảng cáo trực tiếp, truyền miệng như tới thẳng văn phòng, công sở xung quanh vị trí mở quán…

Trong quá trình vận hành quán cà phê, cách thu hút và làm tăng độ trung thành của khách hàng chính là các chương trình khuyến mại. Ví dụ, mùa hè giảm giá 5-10% đồ uống lạnh, mùa đông là đồ uống nóng. Các chương trình khuyến mại như voucher, giảm giá cho khách số lượng lớn… cần được cân nhắc để can bằng chi phí, doanh thu và không nên áp dụng quá nhiều hình thức khuyến mại gây nhiễu loạn thông tin và khó khăn cho khách hàng.

Như vậy, để mở quán kinh doanh cà phê, không cần số vốn quá lớn bạn có thể thuê mặt bằng phù hợp, tìm đúng đầu mối nguyên liệu và giá cả hợp túi tiền, bạn đã có thể bắt tay vào kinh doanh. Hi vọng sau bài viết này bạn sẽ trả lời được câu hỏi “mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn” ở đầu bài.

Xét cho cùng, vốn mới chỉ là điều kiện cần, chỉ khi bạn có một ý tưởng đủ mạnh, một sự quyết tâm đủ lớn và có đam mê thực sự với công việc này thì đó mới là điều kiện đỉ đảm bảo chúng ta đã sẵn sàng để bắt đầu. Vốn thiếu có thể bạn sẽ vay được thêm, nhưng khi ý tưởng cạn kiệt, bản thân mất đi niềm tin thì mưu sự sẽ khó thành.