Tổng quan về quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM)

Quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) là gì?

Quản lý quy trình doanh nghiệp (BPM) là cách doanh nghiệp tạo ra, chỉnh sửa và phân tích các quy trình có thể dự đoán được  nhằm tạo nên cốt lõi của hoạt động doanh nghiệp.

Mỗi bộ phận trong tổ chức chịu trách nhiệm nhận nguyên liệu thô hoặc dữ liệu sau đó chuyển đổi thành thành phẩm. Mỗi bộ phận có nhiều quy trình cốt lõi để xử lý.

Với quản lý quy trình doanh nghiệp, công ty có thể lùi một bước và xem xét tất cả các quy trình này một cách tổng thể và riêng lẻ. Việc này sẽ phân tích trạng thái hiện tại và xác định những điểm cần cải thiện giúp tổ chức hiệu quả hơn

Tại sao quản lý quy trình doanh nghiệp lại quan trọng?

Khi không được tổ chức và hệ thống hóa, các quy trình doanh nghiệp kém hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn. Ở cấp độ cá nhân, mọi người chỉ nhìn thấy một phần của quy trình, và rất ít người có thể nhìn nhận toàn bộ tác động quy trình, nơi nó bắt đầu và kết thúc, dữ liệu gốc cần thiết, và những điểm nghẽn tiềm ẩn, thiếu hiệu quả.

Các quy trình không được quản lý, sự rối loạn sẽ ảnh hướng xấu đến doanh nghiệp, dẫn đến một hoặc nhiều tình huống sau:

• Lãng phí thời gian

• Nhiều lỗi hơn

• Đổ lỗi tăng

• Thiếu thông tin

• Nhân viên bị mất tinh thần

Áp dụng các tổ chức quản lý quy trình doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình giữ  tất cả các hoạt động hoạt động tối ưu.

Vòng đời của BPM:

Dưới đây là các bước trong quản lý quy trình doanh nghiệp:

Bước 1: Thiết kế

Hầu hết các quy trình bao gồm một biểu mẫu để thu thập dữ liệu và quy trình công việc để xử lý. Xây dựng biểu mẫu và xác định ai sẽ đảm nhiệm từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc.

Bước 2: Mô hình hóa

Thể hiện quy trình trong một bố cục trực quan. Chỉnh sửa các chi tiết như thời hạn và điều kiện để đưa ra ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quá trình.

Bước 3: Thực thi

Thực hiện quy trình bằng cách thử nghiệm trên một team nhỏ. Sau đó áp dụng nó cho tất cả người dùng. Hãy chắc chắn hạn chế quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm.

Bước 4: Giám sát

Theo dõi quá trình quy trình làm việc. Sử dụng các phương pháp đo lường phù hợp để xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí quy trình bị nghẽn.

Bước 5: Tối ưu hóa

Khi phân tích, hãy chú ý bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện đối với biểu mẫu hoặc quy trình làm việc, nhằm giúp chúng hiệu quả hơn.

Các dạng quản lý quy trình doanh nghiệp

Các hệ thống BPM có thể được phân loại dựa trên mục đích sử dụng. Dưới đây là ba loại quản lý quy trình doanh nghiệp

 BPM tích hợp

Loại hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp này xử lý các quy trình đa dạng (ví dụ: HRMS, CRM, ERP) mà không có nhiều sự tham gia của con người. Các hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp tích hợp có các trình kết nối và giao diện lập trình ứng dụng (Application Programming Interface – API) mở rộng có thể tạo các quy trình nhanh chóng.

BPM lấy con người làm trung tâm

BPM lấy con người làm trung tâm dành cho những quá trình chủ yếu được thực hiện bởi con người. Dạng BPM này thường có rất nhiều các nhu cầu phê duyệt, công việc được thực hiện bởi nhiều cá nhân. Các nền tảng này nổi trội ở giao diện người dùng thân thiện, thông báo dễ dàng và theo dõi nhanh.

BPM lấy tài liệu làm trung tâm

Các giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp này được sử dụng khi một tài liệu (ví dụ: hợp đồng hoặc thỏa thuận) là trung tâm của quy trình. Chúng cho phép định tuyến, định dạng, xác minh và nhận tài liệu được ký khi các tác vụ diễn ra  trong suốt quá trình

Hầu hết các hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp sẽ có thể kết hợp các yếu tố của từng yếu tố này, nhưng mỗi hệ thống thường sẽ có theo một chuyên ngành cụ thể.

Lợi ích của việc kết hợp quản lý quy trình doanh nghiệp

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng BPM trong doanh nghiệp của bạn:

• Kiểm soát các quá trình rối rắm và khó sử dụng

• Tạo ra, kết nối, phân tích và cải thiện quy trình doanh nghiệp

• Vận hành hiệu quả hơn

• Nhìn ra được cácmục tiêu lớn hơn cho tổ chức

• Hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số

• Cải thiện và tối ưu hóa các hoạt động

• Theo dõi chặt chẽ các mục riêng lẻ khi chúng di chuyển qua một quy trình công việc

Tính năng mọi công cụ quản lý quy trình doanh nghiệp nên có

Công cụ lập sơ đồ quy trình trực quan

Trình thiết kế biểu mẫu kéo  thả

Truy cập dựa theo vai trò

Hỗ trợ di động

Tính năng quản trị viên mạnh mẽ

Đăng nhập một lần (SSO)

Tích hợp với các hệ thống phần mềm hiện có

Báo cáo và phân tích

Tương thích cho cơ sở người dùng lớn

Đo lường tính hiệu quả của quy trình

Vì vậy, để có một quy trình hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp của mình, chủ doanh nghiệp trước tiên cần phải hiểu như thế nào là một quy trình tốt. Từ đó xác định những yêu cầu cụ thể, đặc tính về quản trị và cách thức xây dựng quy trình ở những nhà cung cấp khác nhau để có được sự lựa chọn tốt nhất.