Webinar là gì? & Cách hoạt động như thế nào?

Webinar được xem là một cuộc họp online hoặc cuộc họp hội thảo. Được tổ chức mà không cần gặp mặt trực tiếp thông qua Internet. Nói một cách đơn giản, đây là một sự kiện trực tuyến (online event). Nơi mà bạn có thể truyền đạt và chia sẻ bài trình diễn của mình. Giúp kết nối các cá nhân với khán giả trên toàn thế giới qua nền tảng online.

Nếu bạn quan tâm đến việc tổ chức webinar cho riêng mình. Hãy đăng ký tại MyOwnConference và tổ chức hội thảo trên web một cách miễn phí nhé!

Tính năng chính của webinar trên web là tính tương tác, hoặc có khả năng cho phép mọi người thảo luận, gửi và nhận thông tin trong khoảng thời gian đang diễn ra trực tuyến.

Bây giờ, chúng ta sẽ bắt đầu nói về các tính năng, lợi ích, phạm vi sử dụng,… của webinar ở những chia sẻ bên dưới. Hy vọng, điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về webinar.

Các tính năng của webinar

• Chia sẻ video và bản trình bày diễn thuyết (Sharing video and presentation).
• Trò chuyện (chat).
• Bảng trắng (Whiteboard).
• Thăm dò ý kiến và khảo sát (Polls and surveys).
• Chia sẻ màn hình (Desktop sharing).
• Ghi âm (Recording).

Ưu điểm của Webinar

Webinar thực sự thuận tiện cho cả người thuyết trình và người tham dự hội thảo hoặc cuộc họp. Đây là lý do tại sao, mỗi năm định dạng này đang ngày càng trở nên phổ biến hơn.

Một ưu điểm tuyệt vời nữa của Webinar chính là giúp cho việc tổ chức hội nghị và cuộc họp có thể thực hiện bất kỳ lúc nào và tại bất kỳ địa điểm nào mà bạn đã sắp xếp từ trước. Ai cũng có thể tham gia hội thảo trên web mà không cần rời khỏi nơi làm việc hoặc chỉ cần ở nhà, hay cho dù là đi công tác hoặc đi nghỉ thì vẫn có thể tham dự được.

Bạn sẽ không còn đau đầu khi phải lên kế hoạch thuê địa điểm, thời gian nghỉ giải lao và phương tiện di chuyển. Bây giờ tổ chức hội nghị hay cuộc họp sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản chỉ với vài cú nhấp chuột!

Webinars được sử dụng như thế nào?

Bạn có thể sử dụng thành công Webinars trong tất cả các lĩnh vực khác nhau, từ giáo dục đến đào tạo kinh doanh và doanh nghiệp.

Webinar dành cho giáo dục online

Là một người thầy hay người giáo dục, bạn có thể tiếp cận với nhiều đối tượng sinh viên hơn nhờ vào webinar. Cũng vì vậy, mà sinh viên sẽ không phải tốn thời gian và tiền bạc cho việc đi lại. Những người tham gia chỉ cần theo dõi trên webinar của bạn dù bất cứ đâu.

Bạn cũng có thể tiết kiệm được các chi phí liên quan đến việc thuê địa điểm, thức ăn và các chi phí khác khi dạy trực tiếp. Nhưng đối với webinar, bạn không cần lo về chi phí mà chỉ cần tập trung cho việc tổ chức sự kiện online và đặc biệt là sẽ có nhiều người tham dự hơn.

Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng webinars chủ yếu là để đào tạo và cập nhật nhân viên. Đối với nhịp độ đang ngày càng nhanh của thế giới, thì chỉ có những người bắt kịp xu hướng mới nhất, mới có thể thành công.

Và một điều nữa chính là, nhiều công ty có nhân viên rải rác trên toàn cầu (do mỗi công ty đều phát triển và mở chi nhánh rộng khắp) nên sẽ quá tốn kém nếu đưa tất cả về chung một mái nhà. Nghĩa là buộc các nhân viên đó phải đến và có mặt trực tiếp.

Webinar dành cho Marketing

Lĩnh vực mà webinar có thể sẽ mang đến nhiều lợi ích nhất chính là Marketing oline.

Lợi ích đầu tiên chính là, nếu mở một cuộc họp trực tuyến để giới thiệu sản phẩm thì sẽ có khả năng thu hút nhiều sự chú ý hơn với các khán giả. Bởi vì nội dung video tạo ra có mức độ tương tác cao hơn trung bình hai lần.

Giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng của mình. Đây chính là lợi ích thứ hai mà Webinar mang đến cho hoạt động marketing. Đó là khi bạn giải thích cách sản phẩm hoạt động, trả lời câu hỏi của khách hàng, theo dõi cuộc khảo sát và cho khách hàng thấy rằng bạn quan tâm đến họ.

Điều gì là cần thiết cho Webinar?

Đối với người tham dự thì việc truy cập internet, chuẩn bị tai nghe (headphones, microphone) là rất quan trọng. Còn đối với những người trình bày trên webinar, điều quan trọng là phải có kết nối internet ổn định, webcam, tai nghe và hệ thống lưu trữ webinar.

Để tổ chức hội thảo trên web, bạn không cần cài đặt thêm phần mềm webinar và thiết bị đặc biệt. Chỉ cần máy tính có sẵn kết nối internet, bảng âm thanh, loa âm thanh và micrô là đủ.

Trên thực tế, tất cả các máy tính hiện đại đều có các thành phần cần thiết phục vụ cho nhu cầu của bạn. Bạn cũng không cần phải có bất kỳ kiến thức kỹ thuật đặc biệt nào. Nếu biết sử dụng công cụ tìm kiếm hoặc xem video trên YouTube là bạn đã có thể tự tổ chức một cuộc hội thảo trên web.

Webinar hoạt động như thế nào?

Giả sử bạn đã biết chủ đề về cuộc hội thảo trên web và lượng thời gian bạn trình bày. Vậy, bạn sẽ làm gì tiếp theo?

Lên lịch và kế hoạch cho hội thảo trên web

Việc đầu tiên bạn cần phải làm là lên lịch cho sự kiện. Và điều này thật sự rất dễ dàng! Bạn chỉ cần tạo tài khoản trên nền tảng hội thảo (webinar platform) mà bạn chọn và sử dụng dashboard (trang điều khiển) để đặt ngày, giờ và thời lượng của sự kiện.

Sau đó, giai đoạn quan trọng nhất chính là lập kế hoạch. Đây là nơi bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt, để làm cho webinar phù hợp với mục tiêu của bạn và kỳ vọng của khán giả.

Bạn cũng có thể tải lên các tài liệu bổ sung. Giúp cho người xem tiếp nhận thông tin mà bạn truyền đạt một cách dễ dàng hơn. Và lưu ý bạn cần phải nhớ là, hãy luôn kiểm tra lại webcam, microphone, headset (tai nghe) cũng như kết nối internet, trước khi bạn tham gia sự kiện.

Tổ chức hội thảo trên web

Hãy chắc chắn rằng, bạn đã gửi liên kết lời mời đến những người tham dự. Kiểm tra xem mọi thứ đã sẵn sàng chưa và bắt đầu sự kiện. Đây là cơ hội để bạn tạo ấn tượng lâu dài với khán giả và đạt được tất cả các mục tiêu mà mình đề ra.

Cách thức trao đổi tại hội thảo trên web trực tiếp là bạn chỉ cần nói chuyện với khán giả khi ngồi trước máy tính hoặc máy tính bảng. Nhưng điều này không phải là toàn bộ những điều mà bạn cần phải làm. Bạn nên sử dụng các công cụ tương tác như chia sẻ màn hình để hiển thị đồ thị kỹ thuật số, bảng, chú thích và hình ảnh. Bạn sẽ giúp khán giả theo dõi bài diễn thuyết hình dung thông tin rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Những người tham gia có thể xem, lắng nghe và giao tiếp với nhau và với bạn qua trò chuyện (chat) hoặc trên diễn đàn (forum). Hãy đảm bảo rằng, bạn có thể trả lời tất cả các câu hỏi và trả lời tất cả các bình luận. Khi cần thiết, bất kỳ người tham dự nào cũng có thể được chia điểm. Tuy nhiên, với tư cách là người hướng dẫn, bạn không thể nhìn thấy bất kỳ người tham dự nào trong hội thảo trên web.

Nếu bạn nhận được những lời giễu cợt hoặc troll nhau trực tiếp tại sự kiện của mình thì đừng hoảng sợ. Chỉ cần tự chặn chúng và yêu cầu người kiểm duyệt làm điều đó. Và bạn chỉ cần tập trung vào việc cung cấp nội dung thật chất lượng cho khán giả của bạn.

Vào cuối cuộc hội thảo trên web, những người tham dự có thể trao đổi câu hỏi và câu trả lời với nhau. Thông thường, ghi âm sự kiện được gửi cho tất cả những người tham gia, để đề phòng trường hợp ai đó đến muộn hoặc bỏ lỡ cuộc họp trực tuyến.

Bạn cũng nên gửi một bản khảo sát nhanh đến những người tham dự, để bạn biết cách cải thiện buổi thảo luận trực tiếp trong tương lai.

Chắc là bây giờ bạn đã biết webinar là gì và bạn đã sẵn sàng tạo sự kiện đầu tiên của mình chưa. Hãy thực hiện ngay nào!

Nguồn tham khảo: What is a Webinar and How Does it Work?