kỹ năng văn phòng là gì ? Kiến thức về văn phòng

Kỹ năng văn phòng là gì ? Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký đến quản lý văn phòng.

Trong bài viết bên dưới đây mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu sơ lược về công việc của văn phòng và kỹ năng văn phòng là gì ? Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới nhé !

1. Kỹ năng hành chính văn phòng là gì?

Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký đến quản lý văn phòng. Nhân viên trong hầu như mọi ngành công nghiệp và doanh nghiệp đều bắt buộc phải có kỹ năng hành chính văn phòng mãnh liệt. Ứng viên có việc làm với kỹ năng hành chính mạnh mẽ đang có nhu cầu việc làm cao trong hầu hết mọi ngành công nghiệp.

Chuyên gia ở các vị trí hành chính phải có năng lực giải quyết nhiều bộ phận chuyển động và các tình huống thử thách cùng một lúc. Họ giúp duy trì một văn phòng hoạt động trơn tru trong khi hỗ trợ những nỗ lực của các giám sát viên và các bên ảnh hưởng của họ. Phát triển các kỹ năng hành chính đáng chú ý để mở ra cho bạn sự tăng cấp và thời cơ mới trong công việc của mình.

2. Các kỹ năng văn phòng là gì ? Kỹ năng nhân viên văn phòng cần phải có – kỹ năng văn phòng là gì ?

   1. Kỹ năng giao tiếp

Đây là điều đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với những người xung quanh xung quanh. Hãy nhớ giao tiếp không phải hùng biện, có thể bạn hùng biện rất tốt nhưng không có nghĩa bạn giao tiếp tốt. Giao tiếp là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương như thế nào, kết quả ra sao?

Bạn cũng không cần thể hiện bạn thân quá nhiều trước đám đông, điều này sẽ dễ gây ra tác dụng ngược, khiến bạn trở nên “khó ưa” với nhiều người. Kỹ năng giao tiếp nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe, bình tĩnh, đáp ứng mọi người.

   2. Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này hầu như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà lãnh đạo luôn ước muốn nhân viên của họ có mối tương quan tốt với nhau vì việc này sẽ làm tăng đạt kết quả tốt công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên tập luyện đó là kỹ năng hợp tác và thực hiện công việc nhóm.

Để cộng tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc công bằng, tôn trọng và thống nhất”.

Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng văn phòng cần có của mọi nhân viên (nguồn: Kỹ Năng Việt)

   3. Kỹ năng tin học – kỹ năng văn phòng là gì ?

Kỹ năng tin học là một trong những kỹ năng cần cần có khi mà bạn muốn thực hiện công việc tại văn phòng. Bao gồm: Kỹ năng gõ bàng phím nhanh, dùng thành thục Word – Excel, dùng email đạt kết quả tốt, cách sao lưu dữ liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại. Thông thạo tin học hỗ trợ rất nhiều trong công việc mỗi ngày, xử lý các hoạt động trong đơn vị trở nên nhanh chóng hơn.

   4. Kỹ năng quan sát

Khả năng quan sát và phân tích giúp cho bạn học được nhiều điều hơn trong cuộc sống. Nhất là các luật “bất thành văn” trong tổ chức hoặc có những thứ trong công việc không phải ai cũng đưa ra hay chỉ dạy bạn cả. Cách độc nhất bạn có thể học là chịu khó quan sát, phân tích và giải thích tất cả mọi thứ xung quanh.

   5. Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm

Nếu mục đích của bạn là thăng tiến trong sự nghiệp thì lãnh đạo là kỹ năng không thể thiếu. Khi làm việc, hãy luôn chắc chắn bạn điều hành mọi việc thật suôn sẻ, hiểu rõ và không đi quá xa mục đích ban đầu. Hơn nữa, bạn phải cần nên có tinh thần chịu trách nhiệm cao trong công việc, làm tròn nghĩa vụ công việc theo cương vị, chức trách của mình.

Năng lực lãnh đạo tạo dấu ấn riêng cho mỗi cá nhân (Ảnh: Saga)

3. Phẩm chất nhân viên văn phòng – kỹ năng văn phòng là gì ?

Ngoài các kỹ năng mềm và cứng ra thì tính chất nhân viên văn phòng cũng là một trong ba nội dung của kỹ năng hành chính văn phòng. Những tính chất này được tạo ra trên bản lề là sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc năng động.

Cho nên cũng không hẳn là bạn chắc chắn phải có ngay từ khi ứng tuyển việc làm mà có thể dần dần xây dựng trong thời gian thực hiện công việc. Do vậy những phẩm chất này là tiêu chí đủ chứ không phải là tiêu chí cần cho sự hoàn thiện các kỹ năng hành chính văn phòng. Những phẩm chất đấy là:

• Năng động

• Uyển chuyển
• Duy trì sự tập trung
• Kiên nhẫn
• Hài lòng
• Chuyên nghiệp
• Tháo vát
• Tự tạo động lực

• Chủ động

Xem thêm : Email marketing là gì ? Khái niệm về email marketing

Xem thêm : SEO marketing là gì ? Khái niệm về SEO

Tạm kết :

Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn các kỹ năng văn phòng là gì ? Cũng như tìm hiểu về một số phẩm chất và kinh nghiệm hữu ít. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn các bạn có thêm kinh nghiệm trong công việc văn phòng của mình. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !